С 1 июля 2017 года все медицинские учреждения могут оформить листки нетрудоспособности как в бумажном, так и в электронном виде. Для этого необходимо выполнение следующих условий:

• Имеется письменное согласие работника на получение больничного в электронном виде;
• Медицинское учреждение и организация стали участниками информационного взаимодействия по обмену сведениями в целях формирования электронного больничного.

Взаимодействие с ФСС по поводу электронных листков нетрудоспособности возможно прямо из программ 1С. Общая схема обмена электронными листками нетрудоспособности или сокращенно ЭЛН с ФСС выглядит следующим образом. Сперва медицинское учреждение в процессе выдачи работнику организации листка нетрудоспособности направляет в ФСС. Затем, после того, как работником был предоставлен в бухгалтерию организации больничный лист, сотрудник бухгалтерии по номеру листка нетрудоспособности получает из ФСС все необходимые сведения непосредственно из программы 1С:ЗУП.

По всем предоставленным ФСС сведениям бухгалтер в программе автоматически рассчитывает величину пособия по временной нетрудоспособности. Затем вся информация по рассчитанным больничным листам отправляется обратно в ФСС.

Больничный лист

В процессе ввода электронного больничного листа работнику бухгалтерии достаточно просто заполнить основную информацию: указать наименование организации, фамилию, имя и отчество сотрудника, а также номер листка нетрудоспособности.

Затем следует нажать кнопку «Получить данные из ФСС» и весь документ заполнится данными электронного листка нетрудоспособности, которые автоматически заполнятся данными с сервера ФСС. Величина пособия рассчитается исходя из имеющихся сведений о заработке и стаже работника, которые хранятся в базе программы. Для того, чтобы загрузить сведения электронного листка нетрудоспособности из файла, загруженного из личного кабинета страхователя на информационном портале ФСС РФ, следует нажать кнопку «Загрузить из файла» и выбрать необходимый файл.

Все сведения о медицинском учреждении автоматически загружаются. Для того, чтобы просмотреть эти сведения нужно нажать на гиперссылку.

Создание и отправка реестра электронных листков нетрудоспособности в ФСС

Замечание 1

Для составления реестра электронных листков нетрудоспособности следует пройти по пути: раздел «Отчетность, справки – 1С-Отчетность».

Открывшуюся табличную часть диалогового окна документа можно заполнить несколькими способами. В первом случае следует нажать кнопку «Заполнить» и таблица заполнится всеми электронными листками нетрудоспособности, сведения о которых еще не были отправлены. Во втором случае следует воспользоваться кнопкой Добавить и выбрать конкретные электронные листки нетрудоспособности, которые нужно отправить в ФСС.

Если есть необходимость в получении дополнительной информации об электронном листку нетрудоспособности, которая будет направлена в ФСС, нужно дважды щелкнуть по строке с этим листком нетрудоспособности. В результате этого откроется форма, которая и будет содержать всю дополнительную информацию.

Перед тем, как документ будет отправлен его следует провести. При этом программа проверяет обязательные для заполнения поля. Для того, чтобы отправить реестр в ФСС следует нажать кнопку Отправить реестр в ФСС.

В том случае, если в программе не настроена связь с ФСС, то для пользователя программы поступит предложение подключиться к «1С-Отчетности». Если же пользователь не использует «1С-Отчетность», то настройка сертификата ФСС для электронных листков нетрудоспособности может осуществиться вручную.

В системе 1С на сегодняшний день уже реализована работа по обмену электронными листами нетрудоспособности (ЭЛН) с органами социального страхования России, в частности в программе Зарплата и управление персоналом версии 2.5 начиная с релиза 2.5.120.2 (ЗУП 2.5) и Зарплата и управление персоналом версии 3.1 начиная с релиза 3.1.2.293 (ЗУП 3.1) .

Для того что бы работать с ЭЛН, работодателю требуется произвести регистрацию на сайте cabinets.fss.ru: создайте личный кабинет страхователя. На стартовой странице сайта есть инструкция пользователя по регистрации и создании личного кабинета (Рис.1.).

Рис.1. Инструкция на сайте cabinets.fss.ru

Так же требуется подключение к сервису «1С-Отчетность» («1С-Отчетность» - это возможность сдачи отчетности в налоговые органы в электронном виде непосредственно из 1С). В рамках подписки уровня ПРОФ существует возможность сдачи отчетности по одному юр.лицу бесплатно, для остальных юр. лиц подключение 1С отчетности осуществляется за отдельную плату (более подробно по сервису «1С-Отчетность» читайте в статье « »). Для подключения сервиса вы можете выполнить настройки самостоятельно или обратиться к специалистам партнерам фирмы 1С (например, в нашу компанию СИТЕК).

В документах расчета больничного листа в ЗУП редакции 2.5.120.2 и выше появилась возможность получить данные из ФСС:

1. ЗУП 2.5. Данные загружаются по кнопке «ЭЛН из ФСС» (Рис.2.).

2. ЗУП 3.1. Данные загружаются по кнопке «Получить данные из ФСС» (Рис.3).

После настройки электронного обмена данными с ФСС (т. е. настройки сервиса «1С-Отчетность») появляется возможность заполнить сведения по данным ФСС и произвести расчет после ввода номера больничного листка (Рис.4.).

Рис.4.Заполнение данными ФСС.

Информация о медицинском учреждении загружается в автоматическом режиме. Сумма пособия рассчитывается по данным о заработке и стаже, хранящемся в базе работодателя (Рис.5).

Рис.5. Расчет суммы пособия.

После расчета листков нетрудоспособности следует отправить реестр ЭЛН в ФСС:

1. ЗУП 2.5. Реестр можно создать в рабочем месте через меню «Расчет зарплаты по организациям» - «Неявки» - «Реестры пособия ФСС, заявления о возмещении» (Рис.6.).

Рис.6. Реестр ЭЛН в ЗУП 2.5.

2. ЗУП 3.1. Реестр можно создать через «Отчетность, справки» - «1С-отчетность» - «ЭЛН» - «Реестр данных ЭЛН заполняемых работодателем» (Рис.7).

Рис.7. Реестр ЭЛН в ЗУП 3.1.

Документ можно заполнить по заданной организации несколькими способами:

• по кнопке «Заполнить», заполняется автоматически ЭЛН;
• по кнопке «Добавить», подобрать определенные листки нетрудоспособности, которые требуется отправить в ФСС России;

В сегодняшнем материале мы подробно рассмотрим, как в программном продукте под названием «1С 8.3 3.0» начислить, провести и выплатить больничные средства. Кроме этого, расскажем всю процедуру изменения (корректировки) некорректно начисленных сумм.

С целью отражения факта нетрудоспособности в вышеназванном программном продукте предусмотрен документ под названием «Больничный лист».

Как в программном продукте «1С 8.3» провести листок нетрудоспособности?

Чтобы найти его, необходимо зайти в меню под названием «Зарплата», после этого нажать на ссылку с именем «Больничные листы».

В результате откроется окно с перечнем документов. В данном окне нажмите клавишу с именем «Создать». Далее должно открыться окно нового документа, который необходимо заполнить. Те поля, которые обязательно нужно заполнить, будут подчеркнуты красным пунктиром. Сначала нужно заполнить «Организация» и выбрать «Сотрудник».

В результате выбора работника система должна проверить заполнение стажа. В данном случае получилось именно так, что у работника стаж был пустым. Программный продукт вывел нам предупреждения и предложил ссылки с целью исправления данной ситуации.

скрин 1
После установления стажа продолжаем дальше заполнять документ. В нашем случае осталось 2 еще не заполненных поля, которые обязательно нужно заполнить: «Освобождение от работы» и «Причина нетрудоспособности». Причину выбираем из представленного перечня, например, «Заболевания или травма». И далее задаем период, когда сотрудник был освобожден от работы.

Сразу же после осуществления заполнения периода отсутствия состоится расчет документа. По умолчанию программный продукт «1С Зарплата и управление персоналом» создан таким образом, что расчет осуществляется в автоматическом режиме при заполнении или изменении значимых для расчета полей. Время от времени это не очень удобно (на слабых персональных компьютерах будут ощущаться «притормаживания»). Поэтому данную функцию можно просто-напросто отключить.

Осуществить вышесказанное существует возможность в настройках программного продукта. После этого перейдите в меню под названием «Настройки», нажмите на ссылку с именем «Расчет зарплаты» и уберите флажок с именем «Выполнять автоматический перерасчет документов при их редактировании»:

Отныне в ходе редактирования любой информации, что влияет на расчет, кнопка под названием «Пересчитать», что находится справа, будет закрашена в желтый цвет, и для расчета (перерасчета) необходимо ее нажать:

В документе под названием «1С ЗУП» по умолчанию считается, что выплата больничных средств будет проведена с заработной платой, но существует возможность отметить и другое: в межрасчетный период или авансом.

В случае предоставления отпуска по беременности и родам, программный продукт позволяет освободить ставку на период отсутствия работника предприятия. Это возможно, если в системе проводится штатное расписание.

В результате, документ рассчитан. Зеленый маркер под названием «Изменить / посмотреть данные» наряду с определенными полями дает возможность просмотреть, с чего формируемая сумма в данном поле, или даже изменить.

После сделанного перейдите на закладку под названием «Оплата».

Здесь существует возможность задать дополнительные условия, которые повлияют на оплату больничного.

Например, изменить интервал назначения выплаты помощи (например, определенная часть больничного пришлась на отпуск), изменить процент оплаты, ограничить или снять ограничения на помощь, изменить процент оплаты. Изначально данные показатели устанавливаются в ходе заполнения поля с именем «Причина нетрудоспособности» и т.д.

На закладке с именем «Начисления» отражен конечный результат расчета документа, то есть суммы начислений.

Корректировка больничного листа прошлого периода

Может случиться и такая ситуация, когда в «1С ЗУП 8.3» документ был введен ошибочно или несвоевременно. Поэтому в данном случае возникает необходимость в корректировке.

Если ошибка была найдена в период, когда месяц еще не закрыт, то можно просто внести в него необходимые изменения, перепровести и перечислить.

Если же месяц, в котором сформирован документ, уже закрыт, то просто так данный документ изменить нельзя, поскольку это приведет к расхождению сумм выплаты и начисления. В данном случае внизу документа предусмотрено ссылку под названием «Исправить». Нажав на эту ссылку, будет создан новый документ, который фиксирует исправления уже текущим, то есть незакрытым периодом, а исходный документ сторнируется.

Если же необходимо полностью отменить все движения закрытого периода, и перенести их на следующий месяц, существует ссылка с именем «сторнирована». Нажатие на нее приведет к формированию документа с именем «Сторнирование начислений».

Как можно распечатать больничный лист?

В результате окончания расчета документ проводится, и после этого по клавише с именем «Печать» доступны такие печатные формы:

Расчет среднего заработка;

Расчет пособия к листку нетрудоспособности;

Детальный расчет начислений.

Рассмотрим пошаговую инструкцию по проведению, начислению и выплате пособия по больничному листу в 1С 8.3 ЗУП 3.1.

Предположим, что сотрудник фирмы Крон–Ц Бальцер Герман Эдуардович заболел. В том случае, если бы период его больничного оказался переходящим с месяца на месяц, ему следовало бы оформить неявку по невыясненной причине. Это делается затем, чтобы при очередном за дни отсутствия ему ничего не начислялось.

Если же сотрудник вышел на работу, но больничного листа сразу не предоставил, можно оформить выход по невыясненной причине. Когда он принесет больничный, то вам следует приступить к отражению и расчету его в программе.

Внести больничный в 1С:ЗУП можно воспользовавшись меню «Зарплата».

Первым делом в шапке документа укажем, что данный больничный за сентябрь 2017 года для сотрудника Бальцер Г. Э., который работает в организации Крон-Ц.

На вкладке «Главное» указывается период болезни. Допустим, наш сотрудник перенос болезнь в период с 18 по 28 сентября 2917 года. Ниже укажем причину. Обратите внимание, что в зависимости от причины может изменяться сумма выплаты. В нашем случае это будет обычное заболевание, и начисленная сумма будет напрямую зависеть от стажа работы и средней заработной платы Бальцер Г. Э.

Обратите внимание, что на рисунке выше программа информирует нас о том, что у нашего сотрудника не заполнен стаж. Это срочно необходимо исправить, ведь в противном случае в расчетах с большой вероятностью может быть ошибка в результате. Сделать это можно нажав на соответствующую гиперссылку.

Перед вами отобразится окно с настройкой стажа для данного сотрудника. Произведите все необходимые настройки и нажмите на кнопку «ОК». В нашем случае Стаж Бельцер Г. Э. составил 7 лет, 7 месяцев и 24 дня. Осталось провести больничный лист в 1С ЗУП 8.3 и перейти к следующему шагу.

Расчет больничного

Так как в нашем случае было выбрано обычное заболевание, сумма итоговой выплаты напрямую зависит от стажа и среднего заработка. В некоторых случаях средний заработок необходимо откорректировать.

Например, работник уходит на больничный после длительного отпуска по уходу за ребенком. В соответствии с действующим законодательством в таких случаях по заявлению работника может быть перенесен расчетный период. По умолчанию он устанавливается как два предшествующих года.

Для изменения данных о среднем заработке нажмите на зеленый карандаш справа от соответствующего поля.

В открывшемся окне вы можете не только изменить расчетный период, но и откорректировать полученный доход за определенные месяца. Кроме того, данная форма дает вам возможность добавить справку с предыдущего места работы.

Сам расчет пособия по болезни производится на вкладке «Оплата» документа «Больничный лист».

Укажем, что пособие будет выплачено за весь период болезни с 18 по 28 сентября 2017 года. Обратите внимание, что процент оплаты установился автоматически исходя из указанного стажа. В тех случаях, когда страховой стаж сотрудника составляет менее 5 лет, процент будет равен 60. От 5 до 8 лет – 80%, а свыше 8 лет – 100%.

В нашем случае стаж Бальцер Г. Э. Составил 7 лет, поэтому процент оплаты будет равен 80%. Для простоты примера никаких ограничений и льгот мы вносить не будем.

В связи с тем, что период болезни нашего сотрудника составил 11 дней, в табличной части на вкладке «Начислено» автоматически появились две строки. Первые 3 дня оплачиваются за счет средств работодателя, то есть нашей организацией. Все остальные 8 дней оплачивает ФСС.

Кстати! В ближайшем времени в 1С ЗУП появится возможность принимать больничные листы в электронном виде.

Выплата больничных

Перейдем к начислению заработной платы сотруднику Бальцер Г. Э. за сентябрь, часть которого он находился на больничном. Все данные мы заполнили автоматически. На рисунке ниже вы можете увидеть, что количество отработанного времени на 9 дней меньше нормы. Программа автоматически вычла период болезни за вычетом выходных дней.

Сразу же произведем выплату заработной платы через кассу. В нее включена как начисленная заработная плата, так и внесенный в программу больничный лист. Итого к выплате вышло 45 476,60 рублей.

В расчетном листке для сотрудника Бальцер Г. Э. за сентябрь 2017 года можно увидеть три строки в начислениях. Здесь отражается заработная плата, сумма оплаты больничного за счет нашей организации и за счет ФСС.

С 1 июля согласно Федеральному закону 86-ФЗ россияне могут оформлять больничный лист в том числе и в электронной форме. Такой документ имеет такую же юридическую силу, что и бумажный вариант.

электронных
больничных

16 октября 2017 года был выдан юбилейный, 50 000-й электронный больничный. Событие произошло в Центральной республиканской больнице Ардатовского района Республики Мордовия.

Взаимодействие бухгалтеров с ФСС через 1С по поводу электронного больничного происходит теперь намного проще. Существенно сократилось количество ошибок, связанных с некорректным переносом информации из заполненных от руки бумажных больничных листков.

Потеря больничного как документа практически невозможна благодаря использованию в работе программы «1С: Отчетность» . Вся информация хранится в электронном виде на сервере ФСС.

Электронный больничный: как он работает?

Если ваш сотрудник заболел или получил травму, ему необходимо, как и обычно, обратиться в медучреждение. Когда придет время закрывать больничный, лечащий врач выдаст работнику не бумажный бланк, а номер электронного документа.

С этим номером ваш сотрудник и придет в бухгалтерию. Все данные по листку нетрудоспособности к этому моменту попадут в ФСС и будут отображаться в личном кабинете организации на сайте cabinets.fss.ru. Имея всю информацию на руках, Фонд социального страхования не откажет в зачете пособия.

• лечебное учреждение при выдаче сотруднику листка нетрудоспособности отправляет всю информацию о нем в ФСС;
• работодатель при предъявлении сотрудником этого больничного получает по номеру листка все его данные из ФСС непосредственно из программы;
• по полученным данным в программе автоматически рассчитывается пособие;
• работодатель отправляет информацию по рассчитанным листкам нетрудоспособности обратно в ФСС.

Механизм работы с электронными больничными на примере 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения ред. 1.0

1. Больничный лист.

При вводе электронного больничного листа достаточно заполнить основную информацию:

• организацию (если ведется учет по нескольким организациям);
• сотрудника;
• номер листка нетрудоспособности.

По кнопке ЭЛН ФСС документ автоматически заполняется данными ЭЛН, полученными с сервера ФСС.

Пособие рассчитывается исходя из сведений о заработке и стаже сотрудника, хранящихся в базе данных.

2. Реестр в ФСС

В журнале документов Реестры пособий для обмена данными ФСС по кнопке Добавить создаем новый документ, с выбором операции Реестр данных ЭЛН заполняемый работодателем.

В открывшемся окне нового реестра можно получить данные двумя способами Заполнить и Добавить . По кнопке Заполнить программа сформирует список всех больничных листов, которые не отправлялись в ФСС. По кнопке Добавить пользователь может самостоятельно выбрать необходимый больничный лист. Нажимаем Отправить реестр данных ЭЛН в ФСС - выбранные больничные листы будут отправлены в ФСС.

Для автоматического обмена с ФСС в конфигурации пользователя должна быть настроена 1С: Отчетность или Обмен с ФСС. Настроить это можно в справочнике Учреждение на закладке Документооборот .

Подключить сервис 1С-Отчетность и настроить обмен с ФСС можно обратившись к специалистам Первого БИТа .

Что делать, если работодатель не участвует в программе электронного документооборота с ФСС?

С 1 июля 2017 года законодательно закреплено положение о том, что листки нетрудоспособности медучреждение может выдать не только в бумажном варианте, но и в электронном виде. Но как быть, если сотрудник оформил электронный больничный, а организация-работодатель не зарегистрирована в личном кабинете ФСС?

Во избежание таких ситуаций работодателю целесообразнее проинформировать сотрудников (например, письмом по учреждению), есть ли у них возможность выбора формы больничного листа.

Получить доступ к формированию электронного больничного такие работодатели могут, в частности, через личный кабинет на сайте ФСС России. Доступ к личному кабинету осуществляется при наличии логина и пароля к Единому порталу государственных и муниципальных услуг (см. информацию ФСС России).

Организация не обязана подключаться к личному кабинету на сайте cabinets.fss.ru. Штрафов за использование бумажных листков пока не предусмотрено. Однако, если Вы считаете переход на электронную систему преждевременным, задумайтесь над ее преимуществами:

• Электронный документ проще обрабатывать. Не нужно следить, какого цвета ручка, где стоит печать, не ошибся ли врач при заполнении. ФСС не откажет в расходах по больничному из-за того, что текст в бланке выцвел и стал нечитаемым.
• Не нужно проверять подлинность листка. Виртуальный бланк отправляется по шифрованным защищенным каналам. Подделать его практически невозможно. Подписывается бланк цифровыми подписями больницы и врача.
• Виртуальный документ проще хранить. На него не прольют чай, его не проткнут дыроколом и не разорвут по ошибке.

Как проверить подлинность бумажного больничного?

Пока и Вы и/или клиника, где лечится сотрудник, не зарегистрированы в электронной системе ФСС, придется иметь дело с бумажными больничными. К сожалению, эти листки иногда подделывают.

Проверяйте бумажные больничные по следующим критериям:

1. Подделки печатаются на обычной бумаге. Настоящий бланк можно сравнить с деньгами по плотности.
2. Настоящий бланк довольно бледный, его можно сравнить с денежными купюрами. В подделках цвет яркий, зеленый.
3. Водяные знаки в оригинальном бланке едва заметны, практически не просматриваются. Четко увидеть их можно только на просвет.
4. Номер настоящего бланка вытеснен на бумаге. Достаточно пощупать номер рукой. Поддельные бланки обычно просто распечатываются на принтере.
5. Обращайте внимание на качество печати бланка. Слова должны быть четко пропечатаны, без различий в контрастности и цвете.
6. Убедитесь в существовании больницы и врача, выдавшего листок. Запросить информацию можно в местном отделении ФСС.

Для простого возмещения выплат сотрудникам, рекомендуем компаниям воспользоваться системой электронных больничных и завести личный кабинет на cabinets.fss.ru.

Нуждаетесь в консультации и помощи квалифицированных специалистов?

Позвоните нам прямо сейчас ! Эксперты «Первого БИТа» помогут Вам найти оптимальное решение любых задач!