На основании данных первичной документации осуществляется контроль спецодежды на предприятиях с вредными и опасными условиями труда. Приобретать МБП приходится часто. Поэтому бухгалтеры должны знать, как правильно вести учет спецодежды. Рассмотрим детальнее, как оформлять документы и проводить операции в 1С.

Обеспечение СИЗ

Обеспечение сохранения жизни работников является одним из принципов декларации Международной организации труда и Всеобщей декларации прав человека. В ТК РФ на первое место выдвинута обязанность работодателей обеспечить нормальные условия труда сотрудников. Согласно ст. 210 ТК РФ, одним из главных направлений госполитики в этой области является предоставление сотрудникам средств защиты.

СИЗ – это предметы, используемые для предотвращения воздействия вредных производственных факторов. Они применяются, если безопасность работы не может быть обеспечена только оборудованием и организацией труда.

СИЗ делятся на:

• изолирующие костюмы, скафандры;
• средства для защиты органов дыхания, такие как противогазы и респираторы, пневмошлемы и маски;
• специальную одежду: жилеты, пальто, накидки и т. д.;
• средства для защиты нижних конечностей (сапоги, ботинки бахилы и т. д.), верхних конечностей (перчатки, рукавицы), головы (шлемы, шапки, береты), лица (щитки), глаз (защитные очки), органов слуха (специальные шлемы, наушники);
• средства для защиты от падения с высоты;
• дерматологические средства.

Техника безопасности на предприятии и ст. 221 ТК РФ предусматривают порядок обеспечения трудоустроенных лиц средствами защиты. Работодатель обязан предоставить необходимые МБП лицам, работающим на вредных производствах и в загрязненных помещениях. На нем также лежит обязанность по сохранению, стирке, сушке, дезинфекции, дезактивации и ремонту выданной спецодежды. Согласно ст. 215 ТК РФ, СИЗ - даже иностранного производства - должны соответствовать требованиям охраны РФ и иметь сертификат качества. Иначе их применять нельзя.

Перечень и количество необходимых МБП представлен в Типовых отраслевых нормах. Перечисленные там требования не зависят от отрасли производства, цеха или участка работы. Однако, согласно ст. 221, работодатель имеет право ограничить нормы бесплатной выдачи СИЗ, согласовав вопрос с профсоюзной организацией и исходя из своего экономического положения. Данное положение действует, если рассматриваемые СИЗ отличаются по качеству от типовых и лучше защищают в условиях вредного производства, высоких температурных режимов и загрязнений.

В некоторых случаях работодатель может после согласования с госинспектором по охране труда и профсоюзным органом заменить один вид СИЗ, предусмотренный Типовыми нормами, другим, который лучше обеспечивает защиту от опасных производственных факторов. Например, хлопчатобумажный комбинезон может быть заменен костюмом или халатом из этой же ткани, или наоборот. Суконный, брезентовый костюм может быть заменен хлопчатобумажным с огнезащитной или водоотталкивающей пропиткой, кожаные ботинки можно поменять на резиновые, полусапожки из искусственной кожи – на кирзовые. Прорезиненный фартук меняют на изделие из полимерных материалов, рукавицы - на перчатки. Точно так же можно заменить материал и использовать вместо резиновых изделий для защиты рук перчатки из полимерных материалов.

Такие СИЗ, как предохранительный пояс, диэлектрические перчатки, галоши, коврик, очки, щитки, противогаз, респиратор, шлем, накомарник, наплечники, каска, налокотники, заглушки, антифоны, шлемы, светофильтры и прочие, не указанные в Типовых нормах предметы могут быть выданы сотрудникам после предварительной аттестации рабочих мест. Исследуется характер выполняемых работ, а также определяется срок использования - до полного износа или в качестве запасных.

Выдаваемые сотрудникам СИЗ должны соответствовать им по росту, полу, размерам, условиям выполняемой работы. Предусмотренные Типовыми нормами дежурные средства защиты должны предоставляться сотрудникам исключительно на время выполнения работ, для которых они изначально предусмотрены. Такие МБП могут быть закреплены за отдельными рабочими местами. Например, тулупы можно использовать на наружных постах, диэлектрические перчатки - при работе на электроустановках и т. д. Передаваться такие СИЗ будут между сменами, а ответственными за их использование являются мастера.

Теплая спецодежда и обувь (утепляющие костюмы, куртки, брюки, тулупы, валенки, ушанки, меховые рукавицы и др.) должны выдаваться с наступлением холодов, а в теплое время года – сдаваться для хранения до следующего сезона. Время пользования такой одеждой устанавливается работодателем вместе с профсоюзом и органом, занимающимся учетом климатических условий.

Лицам, которые совмещают профессии или выполняют постоянно несколько видов работ, в т. ч. в составе бригад, кроме основных, должны выдаваться СИЗ в зависимости от вида деятельности.

БУ

Учет спецодежды в балансе осуществляется по фактическим затратам на ее покупку или изготовление. Если предприятие использует МБП собственного производства, то расходы на их изготовление группируются сначала на счетах учета производственных издержек. По факту выпуска рассчитывается себестоимость, в которую включаются все затраты. Готовая спецодежда отправляется на склад «Актом выполненных работ». В БУ формируется проводка ДТ23 КТ10 на сумму расходов по изготовлению. Аналитический учет следует вести максимально подробно, указывая количество, наименование, дату поступления и возврата, материально ответственных лиц.

В БУ стоимость МБП списывается единовременно или линейно. Первый метод можно применять, если срок службы предмета не превышает 12 месяцев, а второй – для более долгосрочных МБП. Детальнее нюансы списания спецодежды будут рассмотрены далее.

Варианты

Обычно спецодежда учитывается в составе производственных запасов. Но если ее стоимость превышает 40 тыс. руб., а срок использования превышает 12 месяцев, тогда ее приходуют в состав ОС. Выбранный вариант нужно прописать в приказе об учетной политике организации.

Приобретение спецодежды

Если купленные товары учитываются в составе ОС, то приходовать их следует на счет 10. Он указывается на вкладке «Материалы» в программе 1С. Также необходимо выделить отдельный субсчет «Спецодежда на складе». Поступление товара в программу осуществляется на основании приходного ордера. Можно использовать унифицированную форму или разработать собственный бланк и указывать в нем все необходимые реквизиты.

Пример

Условное ООО, занимающееся перевозкой грузов, в феврале 2016 года приобрело 10 жилетов для водительских автомобилей по 159,3 руб. за шт. Общая стоимость покупки составила 1593 руб. Согласно Типовым нормам, срок использования жилетов составляет один год. Спецодежда в бухгалтерском учете в таком случае будет учитываться в составе МБП.

ООО (название)

ПКО от 28.02.16 № 15

Проводки в бухгалтерском учете:

• ДТ10 субсчет «Спецодежда» КТ60 - 1 350 руб. - стоимость спецодежды (без НДС).
• ДТ19 КТ60 - 243 руб. - входной НДС.
• ДТ68 «Расчет по НДС» КТ19 - 243 руб. - принят к вычету НДС.
• ДТ60 КТ51 - 1 593 руб. - перечислены средства поставщику.

Учет выдачи спецодежды

Распределение купленных товаров должно осуществляться на основании первичного документа. Его форма должна соответствовать требованиям налогового и бухгалтерского учета. Если принято решение использовать унифицированный бланк, то для учета выдачи можно применять требование-накладную (№ М-11), или накладную на отпуск материалов (№ М-15), или лимитно-заборную карту (№ М-8). А можно составить свой документ на основании любого из перечисленных.

Руководитель подразделения распределяет купленные товары, а бухгалтер должен составить ведомость выдачи спецодежды. Лучше всего формировать этот документ один раз в месяц или год на всех сотрудников. Можно использовать такой образец.

ООО (название)

Ведомость выдачи спецодежды за 2015 год

№ п/п	ФИО	Спецодежда		Ед. измер.	Кол-во, шт.	Сумма без НДС, тыс. руб.	Дата выдачи	Срок службы	Дата возврата
		Наименование	№ номенкл.
1	Иванов	Костюм	1840	Шт.	1	1	01.09.15	1 год
2	Петров	Куртка	1837	Шт.	1	2,5	01.09.15	1 год

В собственную форму можно вставить любые строки. Например, фиксировать возврат спецодежды перед увольнением сотрудника. Эта ведомость будет считаться регистром.

Факт выдачи спецодежды должен быть отображен на счете 10. Проводка будет показывать движение спецодежды с субсчета «На складе» на субсчет «В эксплуатации». Списание спецодежды осуществляется единовременно или равномерно по факту выдачи ее сотрудникам. Стоимость включается в производственные расходы предприятия.

Пример

Дополним условия предыдущего примера. Техника безопасности на предприятии предусматривает использование жилетов сотрудниками транспортной службы. Кладовщик условного ООО 17 марта выдал эти МБП. Перемещение спецодежды между подразделениями оформляется требованием-накладной. Выдача жилетов водителям фиксируется в ведомости. По этим первичным документам бухгалтер делает проводки в балансе:

ДТ10 субсчет «Спецодежда в эксплуатации» КТ10 субсчет «Спецодежда на складе»
- 1080 руб.- перемещение МБП в подразделение.

Документы от подотчетных лиц в бухгалтерию попали в конце месяца. Учетной политикой предусмотрено, что МБП со сроком использования до 12 месяцев списываются единовременно. В БУ проводятся такие записи:

ДТ20 КТ10 - 1080 руб. - списание спецодежды в счет расходов предприятия.

ДТ012 «Спецодежда в эксплуатации» - 1080 руб. - выдача МБП сотрудникам.

Возврат МБП на склад

Чаще всего спецодежда является собственностью компании. Сотрудник получает ее во временное пользование, а в случае увольнения или смены должности возвращает ее на склад. Эту операцию нужно отразить в бухучете.

Составлять отдельный документ нет необходимости. Разработанная карточка учета спецодежды может содержать строки, в которых будет отражаться факт возврата МБП. Как отразить операцию в бухгалтерском учете? Если спецодежда списывается на расходы полностью, то дополнительные проводки делать не нужно. Если часть стоимости числится по счету 10, то нужно сделать дополнительную запись, перевести МБП с субсчета «Спецодежда в эксплуатации» на субсчет «Спецодежда на складе». Остаток стоимости не списывается, так как на расходы можно относить только МБП, которые находятся в эксплуатации.

Учет спецодежды в НУ не отражается. МБП списываются на расходы при расчете НПП единовременно. Это происходит в момент передачи спецодежды сотруднику. Пришедшие в негодность МБП подлежат списанию. Но эта операция оформляется отдельным актом.

Лимиты списания МБП

Министерством труда России разработаны нормы спецодежды, но только для некоторых отраслей, например, для предприятий электротехнической сферы деятельности. Остальные организации могут использовать Типовые нормы выдачи одежды.

Кроме этого, предприятия могут учитывать все расходы на приобретение и уход за МБП, в том числе сверх установленных норм. Это не противоречит НК РФ, ТК РФ. Но предварительно нужно разработанные правила расчета утвердить внутренним приказом руководителя.

А вот списывать малоценные и быстроизнашивающиеся предметы по нормам, ниже законодательных, нельзя. Это противоречит ст. 221 ТК РФ. Если правилами предусмотрено три пары перчаток за год на одного сотрудника, то выдать ему две пары нельзя. За такие нарушения предусмотрен штраф. Дополнительные затраты предприятия могут составлять 30-50 тыс. руб., а руководителя – 1-5 тыс. руб. В случае грубого нарушения норм инспекция по труду может остановить деятельность предприятия на 90 дней.

Нюансы налогообложения

Учет спецодежды осуществляется без начисления НДС. Эти МБП выдаются на время, а не передаются в собственность сотрудникам. То есть нет перехода прав собственности. С этим налоговые органы спорить не будут. Иначе обстоят дела, если сотрудник выплатил деньги за спецодежду. Например, при увольнении он заплатил в кассу ее остаточную стоимость. В такой ситуации нужно либо начислить НДС, либо сослаться на постановление ФАС № 2901/2008. Сотрудник выплатил компенсацию предприятию, а не купил спецодежду. На стоимость МБП начислять страховые взносы не нужно, при условии, что оны переданы сотрудникам в пользование, а не в собственность.

Учет спецодежды, которая подлежит списанию, в НУ осуществляется иначе, нежели в бухгалтерском. МБП стоимостью менее 10 тыс. руб., использовать которые можно до 12 месяцев, включаются в состав материальных издержек. Затраты на их приобретение являются косвенными и списываются полностью в момент выдачи. Спецодежда, стоимость которой превышает 10 тыс. руб., а срок службы составляет более одного года, включается в состав амортизируемого имущества и погашается линейным способом.

Учет спецодежды в 1С

Приобретение МБП осуществляется документом «Поступление товаров» с видом операции «Покупка». Для добавления позиции номенклатуры в документ нужно ввести новый элемент в «Номенклатуру» в группу «Спецодежда» или «Спецоснастка», указать количество и счет учета «10».

Следующий этап - передача МБП в эксплуатацию на производство. Это операция проводится в программе документом «Передача материалов». В нем указывается физлицо, которому предоставляется МПБ. Чтобы вбить передачу спецоснастки, нужно в этом же документе выбрать одноименную закладку.

В отличие от рассмотренного до этого примера, оборудование передается не физическому лицу, а в определенный цех. Он вбивается в поле «Местонахождение». В этом же документе указывается способ списания стоимости МБП: единовременно в момент передачи или равными партиями. Для этих целей предусмотрен реквизит «Назначение использования». В основном списание МБП осуществляется в момент передачи их в эксплуатацию. Все затраты ложатся на производственные расходы текущего периода. Реквизит «Количество по нормативу» заполняется, чтобы в момент передачи МБП другим документом число спецодежды подставлялось автоматически.

От периода эксплуатации зависит порядок погашения стоимости МБП. Если он превышает один год, то в БУ и НУ стоимость спецодежды списываться на материальные расходы. Только в первом случае будет выбран линейный способ.

Особенность спецоснастки в том, что ее нельзя отнести на ОС, если стоимость последней составляет менее 40 тыс. рублей. Она списывается либо пропорционально с объемом выполненных работ, либо линейно. В первом случае нужно ежемесячно создавать документ «Выработка МБП и материалов» и регистрировать в нем количество изготовленной продукции.

В дебет проводки, которой будут списаны МБП, подставляются данные, которые указаны в реквизите «Отражение расходов»: счет 20 или 25, подразделение, статья затрат и номенклатурная группа. Сумма на забалансовые счета 10.11 и 10.10 попадает после проведения документов.

Списание стоимости спецодежды

Если при передаче МБП нужно удалить их с баланса, то при формировании документа перемещения материалов следует указать соответствующие проводки. Если отчуждение стоимости осуществляется на протяжении всего срока использования спецодежды, то проводки указываются в конце отчетного периода при закрытии месяца. Для этих целей предусмотрен отдельный регистр «Погашение стоимости спецодежды». Он формирует запись ДТ счет 20.01 КТ счет 10.11.

Выведение спецоснастки из эксплуатации осуществляется документом «Списание материалов». Он вводится на основании «Передачи материалов» или отдельно. В первом случае все поля подставляются из документа-основания, во втором – их нужно вбивать отдельно или заполнять кнопкой «Подбор». Дополнительно в поле «Местонахождение» указывается цех, с которого выводится спецоснастка.

Закладка «Списание расходов» заполняется, если стоимость МБП полностью не погашена. По умолчанию затраты будут зачисляться в дебет счета, указанного в основной части документа. Можно выбрать второй тип списания и вбить отдельно счет.

Если Вы полагаете, что спецодежда выдается только строителям и рабочим на заводах, то загляните в Типовые нормы, утвержденные приказом Минтруда России от 09.12.2014 № 997н. Среди прочих Вы увидите в списке должностей водителя, архивариуса, оператора ЭВМ, грузчика, техника, завхоза, продавца непродовольственных товаров, которые могут быть практически в любой компании.

Поскольку работодатель отвечает за организацию безопасных условий и охрану труда, работникам необходимо выдавать средства индивидуальной защиты. Организовать учет спецодежды в организации поможет данная статья.

1. Нормы обеспечения работников спецодеждой

2. Карточка бесплатной выдачи спецодежды

3. Проводки по учету спецодежды

4. Списание спецодежды в бухгалтерском учете

5. Пример

6. Списание спецодежды в налоговом учете

7. Учет спецодежды в 1с 8.3

8. Учет спецодежды в организации на УСН

9. Как списать спецодежду, которая пришла в негодность

10. Спецодежда при увольнении сотрудника

Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

Более подробно, чем в видео, разберем тему дальше в статье.

1. Нормы обеспечения работников спецодеждой

Кому работодатель обязан выдать спецодежду, указано в статьях 212, 221 ТК РФ:

• работники, занятые на работах с вредными или опасными условиями труда;
• работники, занятые на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением .

Документом, который регулирует вопросы обеспечения работников спецодеждой, является Межотраслевые правила обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н . В нем установлены требования к выдаче средств индивидуальной защиты (СИЗ):

1. СИЗ должны пройти сертификацию и декларирование соответствия;
2. приобретение СИЗ производится за счет средств организации либо по договору аренды во временное пользование;
3. СИЗ выдаются бесплатно по типовым нормам и по итогам проведения специальной оценки условий труда
4. Организация в локальном акте может установить свои нормы обеспечения работников спецодеждой, которые превышают типовые, а также заменить один вид спецодежды аналогичным по уровню защиты.

Проверить нормы обеспечения работников спецодеждой для должностей, имеющихся в штатном расписании, можно в следующих документах :

• Типовые нормы, утвержденные приказом Минтруда России от 09.12.2014 № 997н – для работников сквозных профессий и должностей всех видов экономической деятельности;
• Нормы выдачи работникам теплой спецодежды и обуви, утвержденные Постановлением Минтруда от 31.12.97 № 70 – по климатическим поясам, единым для всех отраслей экономики;
• Типовые нормы выдачи, утвержденные Приказом Минздравсоцразвития от 20.04.2006 № 297 – для сертифицированной специальной сигнальной одежды повышенной видимости работникам всех отраслей экономик;
• Отраслевые типовые нормы (например, в строительной, медицинской, производственной деятельности, банки, ЖКХ и т.д.).
• в разделе IV Отчета о проведении специальной оценки условий труда (прил. № 3 к приказу Минтруда России от 24.01.2014 N 33н).

В данных документах для каждой должности и профессии можно найти перечень спецодежды по видам и количеству, которую следует выдавать работникам на год.

На предприятии необходимо утвердить перечень должностей, которым выдается спецодежда и нормы выдачи. Это может быть приказ руководителя или приложение к трудовому или коллективному договору.

Приложение к приказу:

При принятии сотрудника на работу работодатель должен проинформировать работника о полагающихся им средствах индивидуальной защиты. Работник расписывается в ознакомлении с Правилами обеспечения работников спецодеждой, с соответствующими его профессии и должности типовыми нормами выдачи СИЗ.

2. Карточка бесплатной выдачи спецодежды

При выдаче спецодежды работникам следует учитывать пол, рост и размер работника, характер его работы. Чтобы контролировать нормы выдачи спецодежды и срок их службы, заполняется личная карточка учета выдачи средств индивидуальной защиты для каждого сотрудника. Форма карточки бесплатной выдачи спецодежды утверждена Межотраслевыми правилами (Приказ Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 №290н).

Межотраслевыми правилами допускается ведение личных карточек в бумажном или электронном виде. При заполнении личной карточки учета выдачи СИЗ в программе вместо подписи работника в получении делается ссылка на реквизиты первичного документа, в котором есть подпись работника в получении СИЗ (например, требование-накладная М-11).

Если СИЗ используются работниками не постоянно, а требуются на время проведения определенных работ, для них заводится карточка бесплатной выдачи спецодежды с отметкой «Дежурные».

При оформлении операций по движению спецодежды в бухгалтерию, как правило, передаются документы по унифицированным формам (утв. постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а):

• № МБ-2 «Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов»;
• № МБ-4 «Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов» для учета списания спецодежды, пришедшей в негодность;
• № МБ-7 «Ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений» — для учета выдачи СИЗ работникам в пользование;
• № МБ-8 «Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов» — для учета списания изношенных и непригодных для дальнейшего использования СИЗ.

Организации могут и сами разработать аналогичные формы первичных документов для учета спецодежды, учитывая специфику деятельности компании и выдаваемые средства индивидуальной защиты. Например, акт на списание спецодежды может выглядеть следующим образом.

3. Проводки по учету спецодежды

Ведение учета спецодежды и прочих средств защиты организации обеспечивают в соответствии с Методическими указаниями, утвержденными Приказом Минфина России от 26.12.2002 N 135н.

Учет спецодежды в организации и счет учета зависит от того, в составе каких активов будет учтен СИЗ. Методическими указаниями предлагается учитывать спецодежду в составе материально-производственных запасов , независимо от срока использования и стоимости. Но в учетной политике можно предусмотреть учет спецодежды в организации в составе основных средств .

Особенности учета и проводки по учету спецодежды в организации в каждом варианте приведены в таблице.

	Спецодежда в составе МПЗ	Спецодежда в составе ОС	Спецодежда во временном пользовании
Критерии отнесения	Независимо от их стоимости и срока использования	Срок использования больше года и стоимость свыше 40 000 руб. (либо другая установленная стоимость признания активов в качестве основных средств)	Поступление спецодежды по договору аренды
Счет учета спецодежды в организации	10 «Специальная оснастка и специальная одежда»	01 «Основные средства»	На забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение»
Основание (первичные документы)	Приходный ордер ф. М-4, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 N 71а	Акт приема-передачи объекта ОС ф. ОС-1, утвержденный Постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 N 7	Акт приема-передачи
Стоимость принятия к учету	по фактической себестоимости, в сумме фактических затрат на приобретение или изготовление		в оценке, предусмотренной в договоре, или в оценке, согласованной с их собственником
Проводки по учету приобретения спецодежды	Дебет 10-10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» Кредит 60,71,76 – оприходована спецодежда	Дебет 08 «Вложение во внеоборотные активы» Кредит 60,71,76 – оприходованы СИЗ Дебет 01 «Основные средства» Кредит 08 – СИЗ учтены в составе ОС	Дебет 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение»
Нормативный акт	п. 11 Методических указаний, утвержденных Приказом Минфина России от 26.12.2002 N 135н, Методические указания по бухгалтерскому учету МПЗ, утвержденные Приказом Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. N 119н	п. 9 Методических указаний, утвержденных Приказом Минфина России от 26.12.2002 N 135н, ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утвержденным Приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. N 26н Письмо Минфина РФ от 12.05.2003 № 16-00-14/159	п. 12 Методических указаний, утвержденных Приказом Минфина России от 26.12.2002 N 135н

4. Списание спецодежды в бухгалтерском учете

Проводки по списанию спецодежды в бухгалтерском учете будут зависеть от того, на каком счете их учли при поступлении.

Вариант 1. Списание спецодежды, учтенной в составе МПЗ со сроком использования более 12 месяцев

• стоимость СИЗ списывается в расходы линейно в течение всего срока использования согласно п. 26 Методических указаний
• Дебет 10-11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» Кредит 10-10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» – спецодежда передана сотруднику во временное пользование
• Дебет 20, 26, 44 Кредит 10-11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» – частичное списание спецодежды в бухгалтерском учете на расходы (ежемесячно в течение срока использования СИЗ)

Вариант 2. Списание спецодежды в составе МПЗ со сроком эксплуатации менее 12 месяцев

• стоимость спецодежды единовременно относится на расходы в момент выдачи сотруднику согласно п. 21 Методических указаний. Это правило нужно закрепить в учетной политике организации для целей бухгалтерского учета.
• Дебет 20, 26, 44 Кредит 10-10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» – списание спецодежды в бухгалтерском учете на расходы при передаче сотруднику
• Учет спецодежды в организации, находящейся в пользовании работников и списанной на расходы, можно осуществлять на забалансовом счете «Спецодежда в эксплуатации» (п. 23 Методических указаний).

Вариант 3. Списание стоимости спецодежды, учтенной в составе основных средств

• стоимость спецодежды относится на затраты путем начисления амортизации
• Дебет 20,26,44 Кредит 02 «Амортизация основных средств» – начислена амортизация со стоимости спецодежды ежемесячно в течение срока использования

5. Пример

В сервисном центре ООО «Тачка» для слесаря по ремонту автомобилей Козлова 05.12.2016 закупили спецодежду: защитный костюм из смешанных тканей 1 шт. по цене 4500,00 руб., перчатки 1 пара по 420,00 руб., очки защитные 1 шт. по 6500,00 руб., утепленная куртка 1 шт. по 5600 руб., утепленные брюки 1 шт. по 3800,00 руб., валенки за 4800,00 руб.

Спецодежда выдана 11.12.2016 сотруднику. По утвержденным нормам срок использования костюма, перчаток, очков – менее 12 месяцев, утепленной куртки, брюк – 30 месяцев, валенок – 36 месяцев.

Дебет 10-10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» Кредит 60 – 25620,00 руб. (4500+420+6500+5600+3800+4800) — Оприходованная на склад спецодежда

Дебет 26 Кредит 10-10 – 11420,00 руб. (4500+420+6500) Списана на расходы стоимость костюма, перчаток, очков, выданных слесарю.

Дебет 10-11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» Кредит 10-10 – 14200,00 руб. (5600+3800+4800) — Выдана работнику утепленная куртка, утепленные брюки, валенки

Дебет 26 Кредит 10-11«Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» 446,67 руб. (5600/30+3800/30+4800/36) — Частичное списание стоимости спецодежды, срок использования которой более 12 месяцев.

6. Списание спецодежды в налоговом учете

В расходы, уменьшающие базу по налогу на прибыль, можно списать стоимость СИЗ. Но списание спецодежды в налоговом учете ограничено нормами бесплатной выдачи СИЗ: типовыми либо утвержденными компанией на основании результатов спецоценки условий труда. Эту позицию высказал Минфин в Письме от 25.11.2014 № 03-03-06/1/59763, от 16.02.2012 № 03-03-06/4/8.

Для целей налогообложения отражение спецодежды в зависит от ее стоимости и срока эксплуатации:

1. В качестве амортизируемого имущества:
   • При соблюдении условий: стоимость более 100 тыс. руб., срок использования более 12 месяцев;
   • Списание производится путем начисления амортизации ежемесячно в течение срока полезного использования
2. В составе материальных расходов:
   • При сроке использования менее 12 месяцев, стоимость спецодежда может быть любая;
   • Относится на расходы единовременно в момент выдачи работнику или равномерно в течение срока эксплуатации, если этот срок выходит за рамки одного отчетного периода по налогу на прибыль. Такой порядок предусмотрен пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ. Тот вариант, который использует организация, закрепляется в учетной политике для целей налогообложения.

7. Учет спецодежды в 1с 8.3

В программе 1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0 также можно организовать учет поступления, выдачи и списания спецодежды и других СИЗ. Инструкцию по работе в программе смотрите в видео.

8. Учет спецодежды в организации на УСН

Учет спецодежды на УСН, как и на общей системе, зависит от того, как учтены средства защиты. Поскольку при упрощенке используется кассовый метод признания доходов и расходов, спецодежда должна быть оплачена.

Если спецодежда учтена как материалы, то в расходы по УСН их стоимость принимается после оплаты и принятия к учету единовременно.

Когда СИЗ принято как основное средство, то учет спецодежды в организации на УСН производится в соответствии с п. 3 ст. 346.16, пп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ. Стоимость спецодежды включается в расходы на последнее число отчетного периода в сумме оплаты.

9. Как списать спецодежду, которая пришла в негодность

В случае, когда спецодежда пришла в негодность, а ее срок использования не истек, Методические указания допускают возможность списания таких СИЗ. Решение вопроса о непригодности спецодежды относится к компетенции постоянно действующей инвентаризационной комиссии (п. 34 Методических указаний). Комиссия, назначенная приказом руководителя, осматривает СИЗ, определяет причины выхода из строя, выявляет виновников порчи спецодежды, составляет Акт на списание.

Списанию подлежит полностью не пригодная к использованию и не подлежащая восстановлению спецодежда. Акт на списание передается в бухгалтерию. Как списать спецодежду, которая пришла в негодность? Бухгалтеру придется сделать проводки:

Дебет 94 Кредит 10-11 – списание спецодежды, пришедшей в негодность, по остаточной стоимости;

Согласно п. 11 ПБУ 10/99 расходы по списанию СИЗ, не пригодных к эксплуатации, включаются в бухучете в состав прочих расходов в том отчетном периоде, к которому они относятся.

Дебет 91-2 Кредит 94 – стоимость спецодежды, пришедшей в негодность, отражена в прочих расходах.

Если комиссией установлен виновник , то стоимость спецодежды относится на виновное лицо (подп. «б» п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности):

Дебет 73 Кредит 94 – стоимость спецодежды отнесена на виновное лицо.

Дебет 50,51,70 Кредит 73 – возмещение ущерба (удержание из зарплаты) виновником.

Дебет 91-2 Кредит 73 – списание ущерба на прочие расходы при признании виновного лица невиновным судом.

10. Спецодежда при увольнении сотрудника

Право собственности на спецодежду сохраняется за организацией в течение всего срока использования. Поэтому спецодежда при увольнении сотрудника или переводе на другую должность должна быть возвращена на склад. Эта обязанность предусмотрена п. 64 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н.

Возврат спецодежды в бухучете отражается записями:

• Дебет 01 «Основные средства на складе» Кредит 01 «Основные средства в эксплуатации» — при учете спецодежды в качестве основных средств;
• Дебет 10-10 Кредит 10-11 – по остаточной стоимости, если спецодежда, учтенная в составе МПЗ, списывается равномерно в течение срока использования;
• Проводки в бухгалтерском учете не составляются, если стоимость спецодежды была списана единовременно при выдаче сотруднику. В данном случае ведется только количественный учет.

Организация вправе удержать из заработной платы работника стоимость спецодежды, не возвращенную при увольнении либо утерянную работником. Бухгалтерский учет удержания стоимости спецодежды при увольнении сотрудника аналогичен порядку, рассмотренному в предыдущем разделе.

Выдача спецодежды работникам не влечет за собой перехода права собственности, поэтому объекта налогообложения по НДС у работодателя не возникает. Также стоимость спецодежды не признается законодателем доходом сотрудника, и стоимость предоставляемой спецодежды не облагается НДФЛ и страховыми взносами.

В заключение пара слов об ответственности. Не обеспечение работниками средствами защиты может повлечь штраф от 20 до 30 тысяч рублей на должностных лиц, от 130 до 150 тысяч рублей на компанию (п. 4 ст. 5.27.1 КоАП РФ). Поэтому прошу, не пренебрегайте своей обязанностью по обеспечению спецодеждой работников. А если у вас остались без ответов какие-либо вопросы по учету спецодежды, пишите в комментариях, попробуем вместе найти ответ!

Учет спецодежды в организации: бухгалтерский и налоговый

) обязывает работодателей бесплатно выдавать сотрудникам, занятым на работах:

• с вредными и / или опасными условиями труда;
• в особых температурных условиях;
• связанных с загрязнением,

спецодежду, спецобувь и другие средства индивидуальной защиты (СИЗ) с целью защиты их от неблагоприятных факторов. Спецодежда имеет свой срок носки, по истечение которого она списывается (если становится непригодной для дальнейшего использования). Возможны случаи списания спецодежды ранее окончания срока службы. Например, если она преждевременно износилась, была утеряна, подлежит продаже и т. д. Решение о списании спецодежды принимает инвентаризационная комиссия. Его она отражает в акте на списание спецодежды .

Обеспечение работников спецодеждой

Межотраслевые правила обеспечения работников СИЗ утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 г. № 290н (далее - Приказ № 290н). На основании данного документа работодатель предоставляет спецодежду, спецобувь и пр. СИЗ в соответствии с типовыми нормами, которые устанавливают:

• перечни профессий, для которых спецодежда обязательна;
• виды спецодежды;
• нормы выдачи спецодежды;
• сроки использования (носки) спецодежды.

Существуют как общие типовые нормы, единые для всех сфер экономики (например, утвержденные Постановлением Минтруда России от 31.12.1997 г. № 70, Приказом Минтруда России от 09.12.2014 г. № 997н), так и нормы, применяемые в конкретной отрасли (промышленности, торговле, транспорте и т. д.).

Обратите внимание! Работодатель вправе установить повышенные нормы выдачи спецодежды, а также иным образом улучшить обеспечение работников СИЗ (например, сократить периодичность выдачи, заменить один вид спецодежды другим, если он защищает не хуже, и др.). Это следует из ч.2 , и .

Улучшенный порядок выдачи спецодежды необходимо закрепить в локальном нормативном акте на основании результатов спецоценки условий труда. Обычно его прописывают в коллективном договоре или правилах трудового распорядка. При этом учитывается мнение профсоюза, если он есть в организации. Замену спецодежды, предусмотренной типовыми отраслевыми нормами, вдобавок нужно согласовать с региональной инспекцией труда.

Помните три главных правила обеспечения работников спецодеждой и пр. СИЗ (ч.1 и ч.3 , и ):

1. работодатель приобретает спецодежду за счет собственных средств;
2. работодатель выдает спецодежду работникам бесплатно;
3. спецодежда (комбинезоны, каски, противогазы, сапоги и т. п.) должна быть сертифицирована.

Работник имеет полное право не исполнять свои трудовые обязанности, если работодатель не обеспечил его соответствующими средствами защиты. При этом последний обязан оплатить возникший по этой причине простой (ч.6 , ).

Документальное оформление движения спецодежды

Учет спецодежды регламентируется Методическими указаниями, утвержденными Приказом Минфина РФ от 26.12.2002 г. №135н (далее - Методические указания № 135н).

1. в составе основных средств или;
2. в составе оборотных активов.

Если средства защиты учитываются как основное средство, то оформляются:

• при выдаче работнику - акт приемки-передачи объекта основных средств (унифицированная форма № ОС-1, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 г. № 7);
• при списании - акт о списании объекта основных средств (унифицированная форма № ОС-4, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 г. № 7).

Если спецодежда учитывается как материал, то применяются следующие первичные документы (на примере унифицированных форм).

Наименование документа	Унифицированная форма
	номер	каким документом утверждена
При поступлении спецодежды на склад и другие места хранения
Приходный ордер	№ М-4
При отпуске спецодежды в эксплуатацию со склада и других мест хранения в подразделения
Требование-накладная	№ М-11	Постановление Госкомстата России от 30.10.1997 г. № 71а
Накладная на отпуск материалов на сторону	№ М-15
Лимитно-заборная карта	№ М-8
При выдаче спецодежды работникам и возврате
Ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений	№ МБ-7	Постановление Госкомстата России от 30.10.1997 г. № 71а
При выбытии спецодежды в качестве объекта учета
Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов	№ МБ-4	Постановление Госкомстата России от 30.10.1997 г. № 71а
При списании спецодежды в качестве объекта учета
Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов	№ МБ-8	Постановление Госкомстата России от 30.10.1997 г. № 71а

Не забывайте! На основании ч.4 Федерального закона № 402-ФЗ организации / ИП вправе разработать собственные бланки документов. Унифицированные формы использовать не обязательно. Либо последние можно модифицировать под свои потребности.

Списание спецодежды

Спецодежда, выбывающая из собственности организации (например, по причине утраты) или непригодная для дальнейшего использования в ее деятельности, подлежит списанию (). При этом списать можно СИЗ как по истечении нормативного срока носки, так и до его завершения.

Обратите внимание! Окончание эксплуатационного срока не является основанием для списания спецодежды. Такой вывод следует из . Если СИЗ пригодна к последующему применению, то ее приводят в надлежащее состояние и снова выдают работнику. Списывается только полностью непригодная и неподлежащая восстановлению СИЗ.

Определить непригодность средств защиты и принять решение об их списании должна постоянно действующая инвентаризационная комиссия, назначенная приказом руководителя (). Если предстоит большой объем работ, то создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

Прежде чем вынести решение о списании комиссия:

1. производит осмотр спецодежды, устанавливает непригодность к дальнейшему использованию или возможность (невозможность) и целесообразность ее восстановления;
2. определяет причины выхода спецодежды из строя;
3. выявляет лиц, виновных в преждевременном выходе из строя спецодежды, вносит предложения руководству по привлечению этих лиц к ответственности.

По итогам проверки комиссия составляет акт на списание спецодежды (образец смотрите ниже). Его форму компания может разработать самостоятельно или взять за основу типовой межотраслевой бланк № МБ-8 «Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов», утвержденный Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 г. № 71а.

Комиссия заполняет 2 экземпляра акта. При этом в нем указывает:

• наименование списываемых предметов, их отличительные признаки, количество;
• фактическую себестоимость;
• установленный срок эксплуатации;
• дату передачи в эксплуатацию;
• причину списания;
• другую необходимую информацию.

Подлежащие утилизации средства защиты уничтожаются (режутся, рвутся и т. п.) в присутствии комиссии. Списанная спецодежда, помимо этого, может быть оприходована на склад в качестве ветоши, которую потом можно использовать в хозяйственных целях или продать. Эту информацию также нужно отразить в документе.

Акт на списание спецодежды утверждается руководителем. Затем один экземпляр документа передается материально ответственному лицу, второй - в бухгалтерию, где на его основании производится списание СИЗ как объектов учета с забалансовых счетов, если, конечно, организация ведет забалансовый учет спецодежды ().

Ниже предложны для cкачивания различные варианты бланка акта на списание спецодежды в форматах Word и Excel. Выберите тот, который подходит Вам.

Учет спецодежды

Учет спецодежды вызывает у бухгалтеров много вопросов. Особенно когда в организации текучка кадров или вахтовый метод работы. Приведем инструкцию по учету спецодежды.

Статус спецодежды

Спецодежда - это средство индивидуальной защиты (СИЗ). Приобретает ее организация и бесплатно выдает работникам, которые трудятся во вредных, опасных или грязных условиях либо в особом температурном режиме. При этом работодатель должен обеспечить хранение, стирку, сушку, ремонт и замену спецодежды. Такие правила установлены в статьях 212, 221 Трудового кодекса РФ. Из приведенных норм следует, что спецодежду используют только во время работы. В нерабочее время ее нужно хранить в санитарно-бытовых помещениях - например, в гардеробной или сушилке (п. 5.14 СНиП 12-03-2001, утвержденных постановлением Госстроя России от 23 июля 2001 г. № 80).

Основания для выдачи СИЗ

Руководствуйтесь, во-первых, Межотраслевыми правилами обеспечения работников специальной одеждой… утвержденными приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н (далее - Межотраслевые правила № 290н). В них приведены общие требования. И во-вторых - Типовыми нормами бесплатной выдачи сертифицированных специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты… (утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 16 июля 2007 г. № 477). В них приведены нормы для строительных, строительно-монтажных и ремонтно-строительных работ.

Следует учесть такую деталь. Спецодежду, согласно пункту 5 Межотраслевых правил № 290н, выдают работникам в соответствии с типовыми нормами. При этом нужно использовать типовые нормы, соответствующие виду деятельности компании. Если каких-то профессий и должностей в них нет, тогда можно выдавать СИЗ по типовым нормам для работников сквозных профессий и должностей всех отраслей экономики. А при отсутствии профессий и должностей и там - применять типовые нормы для работников, профессии (должности) которых характерны для выполняемых работ. Такое уточнение в Межотраслевые правила № 290н (п. 14) внесено приказом Минтруда России от 12 января 2015 г. № 2н. Приказ действует с 23 февраля 2015 года.

Так что при необходимости строительная компания может применять Типовые нормы бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам сквозных профессий и должностей всех видов экономической деятельности… утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 1 октября 2008 г. № 541н.

Обращаем внимание на то, что недавно Минтруд России обновил эти нормы (приказ от 9 декабря 2014 г. № 997н зарегистрирован в Минюсте 26 февраля 2015 года). Обновленный вариант вступит в силу с 28 мая 2015 года. В нем значительно больше профессий (195 вместо 94), для которых предусмотрена выдача спецодежды. Отметим такой момент. Работникам можно будет выдавать два комплекта защитных средств с удвоенным сроком носки, чтобы удобнее было за ними ухаживать.

Вредные и опасные производственные факторы определяют при спецоценке условий труда либо по действующим результатам аттестации рабочих мест. А если спецоценку (аттестацию) не проводили, обязан ли работодатель выдавать работникам спецодежду?

По мнению автора, на этот вопрос следует ответить утвердительно. Дело в том, что на основании пункта 9 Межотраслевых правил № 290н во время вводного инструктажа необходимо ознакомить работника с типовыми нормами выдачи СИЗ, положенных ему. Кстати, то, что работника надо теперь знакомить с нормами во время вводного инструктажа, а не при заключении трудового договора, как это было раньше, - еще одно уточнение, внесенное приказом Минтруда России № 2н в Межотраслевые правила № 290н.

Но типовые нормы для строительных работ напрямую с неблагоприятными условиями труда не соотнесены. Количество единиц или комплектов одежды на год установлено для профессии или должности. Поэтому не обеспечить работника спецодеждой согласно нормам, значит, нарушить требования охраны труда. За это могут наказать. Штраф для организаций - от 130 тыс. до 150 тыс. руб., для должностных лиц - от 20 тыс. до 30 тыс. руб. (п. 4 ст. 5.27.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Кроме того, теперь в пункте 18 Межотраслевых правил № 290н дополнительно установлено, как обеспечивать средствами защиты работников сторонних организаций, если они выполняют работы в цехах и на участках с вредными или опасными производственными факторами. Выдать им необходимую спецодежду должен свой работодатель по нормам соответствующих профессий и должностей той организации, куда их направляют.

Руководителям и специалистам, которые по должности обязаны периодически посещать производственные помещения (площадки), выдают дежурную спецодежду на время посещения данных объектов, если там имеются вредные или опасные факторы.

• для вновь организованных рабочих мест;
• при замене производственного оборудования;
• при изменении технологического процесса или применяемых материалов.

Сделать это нужно в течение полугода. Такой срок установлен в пункте 2 статьи 17 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ.

Перечень СИЗ, полагающихся работнику, указывают в разделе IV отчета о проведении специальной оценки условий труда (приложение № 3 к приказу Минтруда России от 24 января 2014 г. № 33н). Но и в этот 6-месячный период работников нужно обеспечивать средствами защиты.

Следовать во всем только типовым нормам не обязательно. Можно установить улучшенные нормы выдачи спецодежды. Работодатель имеет на это право в соответствии со статьей 221 Трудового кодекса РФ.

Документальное оформление

Перейдем от нормативов к документам.

Оборот спецодежды состоит из нескольких этапов:

• оприходование на склад;
• передача в эксплуатацию (выдача работникам);
• возврат на склад одежды, пригодной для дальнейшего использования;
• списание одежды.

Для оформления соответственно понадобятся разные документы.

При поступлении спецодежды со сроком ношения, превышающим 12 месяцев, и стоимостью более 40 тыс. руб. относить ее к основным средствам не следует. В бухучете любую спецодежду учитывают в составе оборотных активов на счете 10 «Материалы». А в целях налогообложения прибыли затраты на спецодежду включают в материальные расходы (п. 13 Методических указаний по бухгалтерскому учету специального инструмента…, подп. 3 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ). Методические указания по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды утверждены приказом Минфина России от 26 декабря 2002 г. № 135н (далее - Методические указания № 135н).

В состав специальной одежды входят также спецобувь и предохранительные приспособления. Это - комбинезоны, костюмы, куртки, брюки, халаты, полушубки, тулупы, различная обувь, рукавицы, очки, шлемы, противогазы, респираторы и др. Такой перечень приведен в пункте 7 Методических указаний № 135н.

Какие формы использовать?

Личная карточка учета выдачи СИЗ

Для учета движения одежды используйте личную карточку работника. Ее форма приведена в приложении к Межотраслевым правилам № 290н. При каждой выдаче и возврате спецодежды делайте в ней соответствующую запись (п. 61 Методических указаний № 135н).

Вести карточку можно на бумаге или в электронном виде. Во втором случае надо распечатать документ бухучета о получении СИЗ, чтобы работник в нем расписался. А в электронной форме карточки вместо личной подписи работника указать номер и дату этого документа. Такой порядок предусмотрен в пункте 13 Межотраслевых правил № 290н.

Личные карточки нужны для учета выданной работникам спецодежды и контроля. Кроме того, они подтверждают, что работодатель выполняет требование трудового законодательства. Не пренебрегайте обязанностью заполнять их. Трудовая инспекция может расценить это как нарушение прав работника. И оштрафовать организацию на сумму от 30 тыс. до 50 тыс. руб. (п. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Суд малозначительным такое нарушение не признает. Об этом свидетельствует, в частности, решение Верховного суда Республики Карелия от 27 ноября 2014 г. по делу № 21-423/2014.

Формы для учета малоценки

Чтобы документировать операции со спецодеждой, можно использовать унифицированные формы для учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Они приведены в таблице.

Формы для учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов

Наименование	Назначение документа
№ МБ-2 «Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов»	Открывают на работника. Используют для регистрации выдачи и возврата СИЗ. В карточке указываются наименование спецодежды, срок ее службы, количество выданных и возвращенных предметов, даты выдачи и возврата. При выбытии - номер и дата акта. Каждую операцию подписывают кладовщик и работник
№ МБ-4 «Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов»	Используют для оформления выбытия спецодежды, в том числе в результате поломки и утери. Предусматривает отражение удержания стоимости с виновных лиц
№ МБ-7 «Ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений»	Оформляют, когда СИЗ выдают сразу нескольким (или всем) работникам структурного подразделения. Фиксируют выдачу средств защиты каждому работнику и возврат
№ МБ-8 «Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов»	Составляет комиссия. Документ предназначен для списания изношенных и непригодных для дальнейшего использования СИЗ, на которые были оформлены акты выбытия

Сдачу работниками спецодежды для стирки, дезинфекции, ремонта, а также зимней (теплой) одежды для хранения оформляют в ведомости. Ведомость подписывает материально ответственный сотрудник, который принял спецодежду. Возвращают работникам эту одежду по той же ведомости под подпись работника (п. 66 Методических указаний № 135н). Форму такой ведомости разработайте самостоятельно и закрепите в учетной политике (можно воспользоваться ф. № МБ-7).

За порчу (утрату) спецодежды работник несет полную материальную ответственность, поскольку он получил ее по разовому документу (п. 2 ст. 243 Трудового кодекса РФ).

Особенности отражения операций со спецодеждой

Следует помнить, что спецодежда - это особый вид материально-производственных запасов.

При передаче в эксплуатацию ее списывают одним из двух способов:

• единовременно;
• равномерно на протяжении экономически обоснованного срока.

Для разных видов спецодежды можно установить свой способ.

Такой порядок действует как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

Выбранные методы списания закрепите в учетной политике. Причем различий в бухгалтерском и налоговом учете можно избежать, утвердив одинаковые способы списания.

Чтобы удобнее было контролировать срок фактической эксплуатации спецодежды, поставьте на ней штамп с датой выдачи работнику (п. 63 Методических указаний № 135н).

Бухгалтерский учет спецодежды

Выдачу спецодежды работнику отразите записью:

• выдана работнику спецодежда.

Стоимость специальной одежды погашают линейным способом исходя из сроков полезного использования, предусмотренных в типовых отраслевых нормах.

Но если срок не превышает 12 месяцев, то спецодежду можно списать единовременно в момент ее выдачи сотруднику (п. 21, 26 Методических указаний № 135н).

При этом сделайте проводку:

ДЕБЕТ 20 (25) КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная одежда в эксплуатации»

• списана стоимость спецодежды.

В сметах затраты на спецодежду предусматривают в составе накладных расходов в качестве расходов на охрану труда и технику безопасности (п. 4 разд. II приложения 6 Методических указаний МДС 81-33.2004, утвержденных постановлением Госстроя России от 12 января 2004 г. № 6). Данный документ является составной частью Методики определения стоимости строительной продукции на территории Российской Федерации МДС 81-35.2004, утвержденной постановлением Госстроя России от 5 марта 2004 г. № 15/1.

Налоговый учет спецодежды

В целях налогообложения прибыли затраты на приобретение спецодежды включают в состав материальных расходов в полной сумме при вводе ее в эксплуатацию. Однако с 1 января 2015 года разрешено признавать такие расходы, распределяя их исходя из срока использования (подп. 3 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ).

Правда, экономически оправданными финансисты считают лишь расходы на спецодежду, полагающуюся работнику по результатам аттестации (теперь - спецоценки) условий труда. Об этом сказано в письме Минфина России от 11 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/645.

ПРИМЕР

В январе 2016 года ООО «МастерОК» приобрело спецодежду.

Работнику были выданы:

Куртка на утепляющей прокладке (норма выдачи - 1 шт. на 2 года) за 12 000 руб.;

Шапка-ушанка (норма выдачи - 1 шт. на 3 года) за 1800 руб.;

Жилет сигнальный 2-го класса защиты (норма выдачи - 1 шт. на 1 год) за 1200 руб.

Стоимость жилета списана на себестоимость строительства единовременно при выдаче. Стоимость куртки и шапки списывается постепенно в течение срока эксплуатации - ежемесячно в сумме 500 руб. (12 000 руб. : 24 мес.) и 50 руб. (1800 руб. : 36 мес.) соответственно.

В апреле работник сдал куртку на сезонное хранение, на ее чистку потратили 300 руб. В то же время выяснилось, что шапку работник потерял.

Бухгалтер сделал в учете следующие записи (расчеты по НДС не приводим).

В январе:

ДЕБЕТ 10 субсчет «Специальная одежда на складе» КРЕДИТ 60

15 000 руб. (12 000 + 1800 + 1200) - приобретена спецодежда (куртка, шапка, жилет);

ДЕБЕТ 10 субсчет «Специальная одежда в эксплуатации» КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная одежда на складе»

15 000 руб. - выдана работнику спецодежда (в разрезе аналитики - куртка, шапка, жилет);

1200 руб. - списана стоимость жилета;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная одежда в эксплуатации»

550 руб. (500 + 50) - списана часть стоимости куртки и шапки (в разрезе аналитики).

В феврале-марте (ежемесячно):

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная одежда в эксплуатации»

550 руб. (500 + 50) - списана часть стоимости куртки и шапки.

В апреле:

Предыдущую проводку (ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 10) повторяют в той же сумме;

дЕБЕТ 10 субсчет «Специальная одежда на складе» КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная одежда в эксплуатации»

10 000 руб. (12 000 руб. - 500 руб/мес. х 4 мес.) - сдана на хранение куртка;

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная одежда в эксплуатации»

1600 руб. (1800 руб. - 50 руб/мес. х 4 мес.) - отражена стоимость выявленной недостачи шапки;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94

1600 руб. - списана за счет работника недостача (остаточная стоимость шапки);

ДЕБЕТ 25 КРЕДИТ 60

300 руб. - отражены расходы на химчистку куртки.

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная одежда в эксплуатации»

500 руб. - списана часть стоимости куртки.

В учетной политике строительная компания (ООО «МастерОК») установила одинаковые способы списания спецодежды как для бухгалтерского, так и для налогового учета.

Поэтому разниц в учете при списании не возникает.

Е.Ю. Диркова,

генеральный директор ООО «БИЗНЕС-БУХГАЛТЕР»

Предназначение средств индивидуальной защиты (разг. – спецодежды) связано с защитой работников от воздействия различных факторов. Это могут быть вредные, опасные условия труда, особые температурные режимы, а также работы, подразумевающие получение загрязнений. В таких условиях, а также с целью обеспечения безопасных условий труда, работодатель обязан обеспечить бесплатную выдачу специальной одежды (обуви), которые прошли обязательное декларирование либо сертификацию (212-я статья ТК РФ).

Ниже мы подробно рассмотрим, как производить учет выдачи такой одежды в налоговом и бухгалтерском учетах, а также налоговые последствия для работодателя.

Учитываем затраты

Списание стоимости спецодежды и, соответственно, порядок отражения в учетной политике должны затрагивать как бухгалтерские, так и налоговые цели.

В бухгалтерском учете

При стоимости одной единицы спецодежды, превышающей 40 тысяч рублей (без учета НДС) либо иную сумму, установленную организацией в качестве лимита, и срок службе больше одного года, она будет отвечать основных признакам. В таком случае расходы, связанные с ее приобретением, списывают посредством амортизации.

Это может быть куртка, штаны, ботинки, прочее.

В противном случае, когда стоимость оказывается ниже установленного показателя, одежду следует учитывать в числе материально-производственных запасов.

Далее обращают внимание на срок службы с учетом типовых норм выдачи:

• при сроке, меньшем от 12-месячного периода, стоимость списывают на расходы, – это можно производить единовременно (в момент выдачи сотрудникам) либо постепенно (в течение всего срока службы);
• при превышении 12-месячного периода возможен только второй вариант, т. е. постепенное списание.

Исчисление сроков пользования одеждой начинают с момента ее фактической выдачи.

Движение спецодежды в составе МПЗ оформляют следующими проводками:

В налоговом учете: НДС, налог на прибыль, НДФЛ

НДС

Принятие к вычету входного НДС, предъявленного поставщиком, может осуществляться организацией в следующих случаях: отражение поступления спецодежды в учете на основании документов первичного учета поставщика; наличие корректно оформленного счета-фактуры поставщика; задействование работников, получивших спецодежду, в деятельности, облагаемой НДС.

Поскольку спецодежда передается работникам лишь во временное пользование, а по факту остается у организации, на момент выдачи реализации не происходит. Поэтому начисления НДС также не происходит.

Налог на прибыль

Учет стоимости спецодежды в расходах по налогу на прибыль возможен в таких случаях:

• оговоренное 212-й статьей ТК РФ наличие условий труда, требующих выдачи спецодежды, подтверждено результатами спецоценки (аттестацией рабочих мест);
• выдача спецодежды производится с учетом типовых норм либо таковых, установленных организацией.

Порядок признания затрат, связанных с покупкой спецодежды, в расходах зависит от двух показателей – стоимости и периода полезного использования. При стоимости больше 40 тысяч рублей (без учета НДС) за одну единицу и сроке использования больше года, спецодежду признают в качестве амортизируемого имущества и погашают стоимость посредством начисления амортизации.

При невыполнении одного из условий, связанные со спецодеждой затраты признают как материальные расходы и учитывают по мере выдачи на свое усмотрение: единовременно (полная сумма) либо равномерно (частями в течение периода эксплуатации).

С 1 января 2016 года в качестве амортизируемого признается имущество, стоимость которого достигает 100 тысяч рублей.

Поскольку стоимость спецодежды, как правило, ниже рассматриваемой суммы, списание посредством амортизации стало использоваться крайне редко.

УСНО

При применении организацией доходно-расходной УСНО, стоимость спецодежды в рамках расчета упрощенного налога может отражаться: в качестве материальных расходов (когда спецодежда не соотносится с амортизируемым имуществом); в качестве расходов, связанных с приобретением основных средств (при стоимости большей 40 тысяч рублей и сроке эксплуатации большем 1-го года).

Что касается условий признания, то они будут аналогичны тем, что применяются при учете одежды и расчете налога на прибыль (потребуется спецоценка плюс соблюдение норм выдачи). Сюда добавится еще одно условие – признание затрат производится исключительно после оплаты поставщикам.

Страховые взносы и НДФЛ

Исходя из того, что выдача спецодежды не подразумевает обретение работников прав собственности и, соответственно, доходов от приобретения, стоимость такой одежды не подлежит обложению страховыми взносами и НДФЛ.

Невозврат спецодежды и его последствия

Материальная ответственность работника

При невозврате спецодежды работником (порче по собственной вине), стоимость последней как нанесенный ущерб потребуется возместить. Величина ущерба устанавливается работодателем с учетом ее начальной стоимости, степени износа на момент ущерба либо увольнения.

Важный момент – ведение учета выдачи спецодежды, сведения которого будут использованы в качестве доказательства величины ущерба (остаточная стоимость, степень годности, сроки, прочее).

Принятию решения, связанного с возмещением ущерба, предшествует соблюдение работодателем определенной процедуры: проведение проверки относительно установления причин возникновения ущерба (при участии специально созданной комиссии); получение письменных объяснений от работников.

При сумме ущерба, величина которого не превышает среднемесячный заработок работника, она может удерживаться из заработной платы последнего на основании распоряжения (приказа), изданного работодателем. С этим документом работника знакомят под роспись.

Если же сумма превышает средний заработок работника, в связи с чем он отказывается добровольно возмещать ущерб, разрешить ситуацию можно только через суд.

Возникновение налоговых последствий для работодателя

При наличии договоренности между работником и работодателем, связанной с невозвратом спецодежды и, соответственно, удержания ее стоимости из зарплаты, такая передача прав собственности будет рассматриваться как реализация товара с последующим обложением НДС. Начисление НДС придется произвести и при безвозмездной передаче, когда требование о компенсации остаточной стоимости не будет соблюдаться работодателем.

Если, несмотря на все требования, спецодежда так и не была возвращена работником, работодателем должна соблюдаться процедура взыскания ущерба. Поскольку возмещение с реализацией ничего общего не имеет, в рассматриваемом случае оснований для начисления НДС не возникает.

А вот НДФЛ и страховые взносы с полученного в натуральной форме дохода придется начислить, если работодатель в случае невозврата не будет взыскивать с работника стоимость выданной спецодежды.

Как уплатить взносов меньше, чем было начислено

Согласно общим правилам, работодатель должен приобретать спецодежду за счет собственных средств. А знаете ли Вы, что подобные затраты (их часть) могут компенсироваться ФСС РФ? Несмотря на то, что живые деньги Вы не получите, уменьшить на возмещаемую величину страховые взносы на травматизм все-таки сможете.

За получением возмещения необходимо обратиться в ФСС по месту регистрации, где представить свое заявление и утвержденный Минтрудом комплект документов. При получении положительного решения ФСС относительно возмещения расходов на приобретение одежды работникам, Вы сможете учитывать начисленные взносы в полном объеме в расходах для налоговых целей; не учитывать полученную помощь ФСС в прибыльных расходах (стоимость спецодежды – в расходах); отчитываться перед фондом об использовании средств, представляя подтверждающие расходы документы.