Актуальность данной темы для хозяйствующих субъектов, применяющих УСНО, не вызывает сомнений: согласно п. 4 ст. 346.11 НК РФ для организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, сохраняется действующий порядок ведения кассовых операций. Следовательно, даже если хозяйствующий субъект принимает решение воспользоваться льготой, предоставленной п. 3 ст. 4 Федерального закона "О бухгалтерском учете", и не вести бухгалтерский учет в полном объеме, он обязан соблюдать и, следовательно, оформлять все полагающиеся первичные документы, связанные с этим.

Кроме того, в статье мы приведем и примеры того, когда наличие правильно оформленных первичных кассовых документов может сослужить хорошую службу организации и дело касается не только взаимоотношений с проверяющими организациями, но и с контрагентами, о возможных проблемах с которыми, как правило, думают в последнюю очередь.

От Порядка ведения кассовых операций к первичным документам по учету кассовых операций

Обратимся к Порядку ведения кассовых операций в РФ - документу, на который прямо ссылается ст. 346.11 НК РФ, чтобы определить, какие первичные кассовые документы предписывает оформлять данный документ.

Положение Порядка ведения кассовых операций в РФ	Первичный документ по учету кассовых операций
Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге	Кассовая книга
Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия	Приходный кассовый ордер
Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, уполномоченными на это. Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым, ордерам выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров	Расходный кассовый ордер, иные документы, на основании которых оформляется расходный кассовый ордер
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи. Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме "Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров", составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению	Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Таким образом, из анализа положений Порядка ведения кассовых операций в РФ становится понятно, что приходные и расходные кассовые ордера - не единственное, что должен иметь "упрощенец".

Кроме того, в п. 12 Порядка ведения кассовых операций в РФ сказано, что кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации. Данное положение отсылает нас к Постановлениям Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (далее - Постановление N 88), от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет".

Этими Постановлениями Госкомстата утверждены следующие формы первичных документов по учету кассовых операций :

Приходный кассовый ордер (форма N КО-1);

Расходный кассовый ордер (форма N КО-2);

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3);

Кассовая книга (форма N КО-4);

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5);

Авансовый отчет (форма N АО-1).

От редакции. Поскольку авансовый отчет - та форма, составление и заполнение которой всегда вызывают большое количество вопросов, этот документ будет предметом рассмотрения отдельной статьи в одном из ближайших номеров журнала.

На порядке составления и нюансах заполнения каждого документа остановимся более подробно.

Приходный кассовый ордер

Порядок заполнения

Назначение . Приходный кассовый ордер применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.

Порядок заполнения. Из Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций приведем несколько основополагающих моментов, касающихся порядка заполнения приходного кассового ордера:

Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным;

Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе;

В приходном кассовом ордере и квитанции к нему указываются: по строке "Основание" - содержание хозяйственной операции; по строке "В том числе" - сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "Без налога (НДС)";

В приходном кассовом ордере по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления;

В графе "Кредит, код структурного подразделения" указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.

Обратите внимание! Если организация-"упрощенец" не ведет бухгалтерский учет в полном объеме и данное решение закреплено в учетной политике, графу "Кредит, код структурного подразделения" такая организация вправе не заполнять.

Типичные заблуждения

Приходный кассовый ордер не заменит БСО и ККМ. Одна из ситуаций, встречающихся на практике: физическое лицо заключило с организацией договор на оказание услуг по подбору персонала и произвело оплату наличными денежными средствами. Вправе ли организация при получении оплаты не применять ККТ, а выдать квитанцию к приходному кассовому ордеру на уплаченную сумму? К сожалению, такие вопросы нередки, и ответу на одно из них посвящено Письмо УФНС по г. Москве от 07.05.2010 N 22-12/042067. Разъясняя ситуацию, налоговики отмечают, что в соответствии с п. 1 ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ контрольно-кассовая техника, включенная в государственный реестр, применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.

В п. 2 ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ определено, что организации и индивидуальные предприниматели согласно порядку, определяемому Правительством РФ, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности.

Минфином не утверждена в качестве документа строгой отчетности какая-либо форма квитанции по приему наличных денег от населения для оказания платных услуг по подбору персонала.

Таким образом, при осуществлении наличных денежных расчетов с клиентами организацией, оказывающей подобные услуги, должна применяться ККТ либо денежные расчеты за оказываемые услуги должны осуществляться через кредитные учреждения (посредством безналичных расчетов).

Также налоговики отмечают, что форма приходного кассового ордера, утвержденная Постановлением N 88, является первичным документом бухгалтерского учета. Она не утверждена Минфином в качестве документа строгой отчетности, который приравнивается к кассовому чеку при ведении наличных денежных расчетов с покупателем (заказчиком, клиентом), а потому не может являться основанием для получения наличных денег без применения ККТ.

Без штампа "Получено" ("Погашено") приходный кассовый ордер все же подтверждает произведенные расходы. Судьи ВСО в Постановлении от 16.04.2008 N А19-8816/07-56-Ф02-1325/08 рассмотрели спор, в котором истец (налоговый орган) заявлял, что представленные обществом квитанции к приходно-кассовым ордерам не содержат надписи "Получено" или "Погашено", в связи с чем не подтверждают произведенные расходы.

Судьи, разрешая спор, указали на следующее. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

В соответствии с Альбомом унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденным Постановлением N 88, приходный кассовый ордер является одной из форм первичного учетного документа.

Приходный кассовый ордер и квитанция к нему подписываются главным бухгалтером или уполномоченным лицом, кассиром, заверяются печатью и выдаются на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе. В приходном кассовом ордере и квитанции к нему по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции, по строке "В том числе" - сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "Без налога (НДС)".

Из анализа данных норм следует, что надпись "Погашено" или "Получено" с указанием даты ее проставления не является обязательным реквизитом приходного кассового ордера и прилагаемой квитанции. Следовательно, вывод, что квитанции к приходным кассовым ордерам, представленные обществом, составлены по установленной форме и являются надлежащими доказательствами, подтверждающими факт оплаты выставленных поставщиками счетов-фактур, верен.

В качестве документа, подтверждающего исполнение обязательств, заимодавец должен представить квитанцию к приходному кассовому ордеру, а не копию самого ордера. Ситуация, рассмотренная судьями Северо-Западного округа в Постановлении от 02.12.2009 N А66-113/2009, как раз является примером из хозяйственной практики, о котором мы сказали в начале статьи, когда первичные документы по учету кассовых операций способны вызвать разногласия не с проверяющими органами, а с контрагентами организации.

Как следует из материалов дела, общество (заемщик) и физическое лицо (заимодавец) заключили договор, согласно которому заимодавец в течение трех дней обязуется передать в собственность заемщика денежные средства в сумме 2 288 000 руб., а общество (заемщик) - возвратить сумму займа в срок, определенный договором.

Полагая, что в нарушение требований ст. ст. 309, 310, 810 ГК РФ общество не исполнило обязательство по возврату займа, физическое лицо в связи с введением в отношении должника процедуры наблюдения обратилось в суд с требованием о включении задолженности в третью очередь реестра.

В подтверждение факта передачи обществу суммы займа физическое лицо представило копию договора и две отличные друг от друга копии приходного кассового ордера (с различными подписями главных бухгалтеров и кассиров).

Между тем, как отметили судьи, согласно п. 13 Порядка ведения кассовых операций в РФ прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия. О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, уполномоченного на это, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

В соответствии с Постановлением N 88 приходный кассовый ордер применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

Следовательно, документом, подтверждающим факт внесения наличных денег в кассу организации, является квитанция к приходному кассовому ордеру. Такая квитанция в дело представлена не была.

Аналогичная ситуация рассмотрена и судьями Северо-Кавказского округа (Постановление от 12.09.2007 N Ф08-5929/2007). В данном случае судьи выразили солидарность с коллегами из Северо-Западного округа. Они указали, что в соответствии с разделом "Приходный кассовый ордер" Постановления N 88 на каждую кассовую операцию составляется отдельный приходный кассовый ордер формы N КО-1. При этом копия квитанции в обязательном порядке прилагается к заполненному приходному ордеру как основание для его оформления. Квитанция к приходному кассовому ордеру заверяется печатью (штампом) и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе. Таким образом, для подтверждения обоснованности требований заявитель должен был представить квитанции к приходным кассовым ордерам, находящимся в деле в качестве доказательства внесения денег во исполнение договоров. Записи кассовых операций в кассовой книге производят ежедневно. Доказательства того, что заимодавец внес в кассу должника денежные средства и они оприходованы в установленном порядке, в материалах дела отсутствуют.

Свидетельские показания о том, что денежные средства внесены в кассу предприятия, не подтвержденные доказательствами, не могут быть положены в основу судебного акта.

Расходный кассовый ордер

Порядок заполнения

Назначение . Расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.

Порядок заполнения . Из Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций приведем несколько основополагающих моментов, касающихся порядка заполнения расходного кассового ордера:

Кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии;

Кассовый ордер подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным;

Кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3);

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходных кассовых ордерах необязательна;

В расходном кассовом ордере по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции, а по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Типичные заблуждения

Нарушение порядка заполнения расходного кассового ордера делает его недействительным. Судьи ФАС ВВО в Постановлении от 20.10.2004 N А29-101/2004а рассмотрели спор между налоговым органом и предпринимателем. Налоговый орган считал, что представленные им доказательства о получении предпринимателем дохода от контрагента достаточны и достоверны, ненадлежащее исполнение должностных обязанностей сотрудниками организации-контрагента и несоблюдение ими требований по ведению бухгалтерского учета не могут являться доказательством отсутствия финансовых взаимоотношений между данным обществом и предпринимателем.

Обо всем по порядку. Инспекция провела выездную налоговую проверку предпринимателя по вопросам соблюдения законодательства о налогах и сборах. В ходе проверки, в частности, установлено: при определении налогооблагаемой базы по налогу на доходы физических лиц предприниматель не учел доходы, полученные от предпринимательской деятельности, что привело к неуплате суммы налога на доходы физических лиц. Выводы проверяющих о получении предпринимателем спорных доходов основаны на анализе представленных контрагентом предпринимателя документов:

Справки о начисленном предпринимателю доходе;

Договора комиссии товарно-материальных ценностей;

Накладных к названному договору комиссии;

Накладных на отпуск товара;

Расходных кассовых ордеров.

Судьи, отказав в удовлетворении заявленных требований, руководствовались положениями Федерального закона "О бухгалтерском учете", Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 "О первичных учетных документах", Постановлением N 88 и пришли к выводу, что расходно-кассовые ордера, заполненные контрагентом предпринимателя с нарушением требований бухгалтерского учета, не отвечают принципам достоверности и не могут служить надлежащим доказательством получения предпринимателем доходов от этой организации.

В силу п. 1 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

В п. 2 той же статьи указано, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

В соответствии с Постановлением N 88 расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации, выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером. В расходном кассовом ордере по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции, а по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Представленные в дело расходно-кассовые ордера, составленные контрагентом предпринимателя, не соответствуют предъявляемым к ним требованиям, поскольку не содержат подписи руководителя, главного бухгалтера, кассира, даты составления и номера ордеров, основания и даты получения дохода предпринимателем, то есть не являются надлежащим доказательством получения последним доходов от данного контрагента.

Наличие в материалах дела договора комиссии товарно-материальных ценностей и накладных на отпуск товара не может служить основанием для доначисления предпринимателю налогов, так как налоговый орган должен доказать не только наличие хозяйственных связей между предпринимателем и контрагентом, но и размер полученного дохода.

Сведения, содержащиеся в строке "Основание", должны соответствовать сути хозяйственной операции. Спор, аналогичный предыдущему, был рассмотрен судьями Северо-Западного округа (Постановление от 10.03.2009 N А26-3619/2008). Действующими лицами также явились налоговая инспекция и предприниматель, суть претензий налоговиков та же - занижение предпринимателем дохода. Разница в деталях. В данном случае претензий к заполнению расходных ордеров не было, здесь предмет спора - информация в строке "Основание" расходного кассового ордера, по которому предприниматель получал вознаграждение от контрагента-организации, а именно в данной строке было указано, что денежные средства выданы предпринимателю под отчет. Кроме того, и сам предприниматель утверждал, что контрагент выдавал ему наличные денежные средства под отчет для осуществления деятельности в рамках агентского договора. Эти денежные средства, по словам предпринимателя, использовались как заемные и впоследствии возвращались контрагенту. Примечательно и то, что от инстанции к инстанции позиция судей менялась.

Суд первой инстанции расценил денежные средства в сумме 1 010 584,53 руб. как полученные предпринимателем от организации-контрагента под отчет. Суд указал, что спорная сумма не может являться доходом предпринимателя, поскольку в расходных кассовых ордерах не указано на выдачу денежных средств за реализованный по агентскому договору товар. Суд посчитал: указание в финансовых документах на выдачу денежных средств под отчет означает, что деньги должны быть возвращены лицу, их выдавшему. Ссылку инспекции на письмо предприятия как доказательство получения предпринимателем денежных средств за реализованный по агентскому договору товар суд отклонил.

Апелляционный суд отменил решение суда в этой части.

Суд апелляционной инстанции, оценив в совокупности все представленные предпринимателем и инспекцией документы, признал спорную сумму денежных средств доходом предпринимателя, полученным от контрагента за товар, реализованный по агентскому договору. Суд указал, что в материалах дела отсутствуют доказательства возврата предпринимателем организации-контрагенту полученных под отчет денежных средств либо отчеты об их использовании. Представленное инспекцией письмо суд апелляционной инстанции признал допустимым доказательством.

Кассационная инстанция не нашла оснований для отмены обжалуемого судебного акта по рассматриваемому эпизоду. При принятии решения судьи основывались на положениях:

Порядка ведения кассовых операций в РФ;

Постановления N 88.

Суд принял во внимание, что доказательств, подтверждающих факт возврата предпринимателем контрагенту денежных средств в сумме 1 010 584,53 руб., в том числе платежных поручений, свидетельствующих о перечислении предпринимателем на расчетный счет контрагента спорной суммы, либо приходных кассовых ордеров, подтверждающих факт внесения наличных денежных средств в кассу организации, в материалах дела нет.

В то же время инспекция представила в материалы дела письмо, в котором контрагент подтвердил, что размер выручки за реализованный по агентскому договору товар, а также то, что денежные средства, выплаченные в спорный период, не являются средствами, переданными под отчет.

Суд апелляционной инстанции также принял во внимание результаты опроса налоговым органом предпринимателя, в ходе которых последний указал, что полученные по расходным кассовым ордерам от контрагента денежные средства являются выручкой за реализованный товар.

Кассационная инстанция сочла, что апелляционный суд дал правильную оценку всем представленным в материалы дела доказательствам, учтя их в совокупности.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Значимость и важность наличия данного документа в полной мере смогли оценить участники спора, рассматриваемого судьями ФАС ЦО (Постановление от 09.10.2007 N А09-8896/06-4). Судьи указали, что произведение оплаты, подтверждаемое приходными кассовыми ордерами, не может быть признано обоснованным. Поскольку имеющиеся в деле приходные кассовые ордера о получении истцом от ответчика денежных средств носят односторонний характер, а потому не подтверждают факт перечисления должником указанной в нем суммы. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, являющийся первичной учетной документацией в соответствии с Постановлением N 88, представлен не был.

Кассовая книга

Применяется для учета поступлений и выдачи наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано ___ листов". Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) - как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств

Применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

На заметку: факсимиле на первичных документах

Вопрос о возможности проставления факсимильной подписи на кассовых документах звучит нередко. Причины, его вызывающие, могут быть различны: трудно застать руководителя и потом заставить его подписать все документы, большой объем кассовых документов ухудшает настроение руководителя уже одним своим видом и т.д.

Вот что говорят судьи Центрального округа в Постановлении от 09.10.2007 N А09-8896/06-4 по поводу использования факсимиле на первичных документах.

Факсимильное воспроизведение подписи является аналогом собственноручной подписи и допускается при совершении сделок. В нормативных актах не содержится запрета на использование факсимильного воспроизведения подписи в первичных бухгалтерских документах, каковыми являются спорные накладные.

Согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Договор, являющийся по своей правовой природе сделкой и также подписанный посредством факсимиле, доказательством заключения сторонами такого соглашения выступать не может в связи с отсутствием в его тексте специально оговоренного условия.

Кроме того, в соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Пунктом 2 указанной статьи и п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, установлено, что первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

Наименование документа (формы);

Код формы;

Дату составления;

Наименование организации, от имени которой составлен документ;

Измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

Личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечень которых определен названными нормами.

Таким образом, законом и иными правовыми актами не предусмотрена возможность использования факсимиле на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. К таким документам относится в том числе первичная учетная документация.

Всем кассовым операциям сопутствует обязательное документальное оформление. Только на таком основании принимаются они к учету в бухгалтерии.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Какие первичные документы применяются для оформления операций по кассе? Любые операции финансового характера должны быть заверены надлежащими документами.

Именно документальное сопровождение подтверждает все действия, выполняемые ответственным работником. Порядок документооборота кассовых операций регулируется действующим российским законодательством.

Что нужно знать

Наиболее ответственной работой в деятельности любого экономического субъекта является учет денежного оборота и надлежащее оформление документами всех осуществляемых операций по кассе.

Первичные документы имеют и юридическую значимость. В случае возникновения каких-либо бухгалтерских споров их можно использовать в качестве основных доказательств.

Минфином РФ установлены неукоснительные реквизиты, какими должны располагать основные первичные документы для ведения кассовых операций.

Так неизменно указываются такие реквизиты как:

• название;
• форма и код;
• дата создания;
• сущность операции, ее измерители;
• ответственные лица, их подписи с расшифровкой.

Классификация документирования

Формы унифицированных бланков, используемых для оформления кассовых операций, отображены в Общероссийском классификаторе управленческой документации .

К первичной документации по оформлению и учету осуществляемых кассовых операций причисляются:

• приходные/расходные кассовые документы;
• кассовые журналы;
• мемориальные ордера;
• справки и подобные документы;
• книги учета денежной наличности и иных ценностей;
• книги учета принятых и выданных денежных средств и ценностей.

Нормативная база

Важнейшие требования относительно правил и порядка оформления первичной документации содержатся в .

Основные первичные документы по учету кассовых операций на предприятии

Для оформления операций по кассе Госкомстат РФ утвердил форматы первичной учетной документации. Оформление первичных документов по учету кассовых операций обязательно для любых организаций, осуществляющих расчеты наличными средствами.

К основным формам относятся:

В кассу предприятия денежная наличность зачисляется с банковского расчетного счета в итоге оплаты товарно-материальных ценностей и услуг, при возвращении отпущенных ранее денежных сумм и т.д.

Для получения денег с расчетного счета организация располагает специально выданной чековой книжкой. Для снятия денег со счета бухгалтером оформляется денежный чек, далее таковой подписывается и передается кассиру.

Чековый бланк содержит значение принимаемой суммы. Банковское учреждение оставляет себе отрывную часть чекового документа.

Корешок от чека выступает в качестве оправдательного документа при внесении этой операции в учетные регистры организации. Положить деньги на расчетный счет можно посредством оформления объявления на взнос деньгами в наличной форме.

Факт приема наличности удостоверяется приходным ордером. Данный документ фиксируется в .

Затем ПКО отдается кассиру, оный получает денежные средства и после подписания ордера и прилагаемой к нему заносит надлежащую запись в кассовую книгу.

При помощи РКО оформляются операции по:

Мемориальные ордера

Мемориальным ордером называется документ, который содержит оформление всякой хозоперации с отображением суммы операции на бухгалтерских счетах.

Такие документы создаются на все проводимые операции в отчетном периоде. Далее всякий ордер разносится по контрольным дебетовой и кредитовой ведомостям, по соответственным счетам.

Такие ордера являются частью одной из систем учета в бухгалтерии. Данная система относительно проста, что способствует ее популярности. Все регистры учета при этом замещаются Главной книгой, заводимой помесячно.

Основу мемориально-ордерной системы учета представляют именно мемориальные ордера, отдельно составляемые на всякую финансовую операцию.

При большом количестве однородных первичных документов целесообразно оформление оных в накопительную ведомость, по итогам ее составляется соответствующая проводка. У каждого мемориального ордера имеется постоянный номер.

Поэтому ежемесячно на каждую группу операций готовится только один ордер. Если отдельные операции единичны, то по ним готовятся отдельные ордера нумеруемые за месяц.

Подписывает мемориальный ордер главбух, после чего документ регистрируется в журнале-регистре синтетического учета.

С помощью такого журнала контролируется сохранность ордеров и первичных документов. По окончании месяца итоги журнала сверяются с итогами оборотов синтетических счетов.

Достоинства мемориально-ордерной системы в простоте и доступности процесса учета, строгой последовательности, применении стандартных форм регистров и возможности использования труда сотрудников с невысокой квалификацией.

Кассовые журналы

В Классификаторе кассовая книга имеет номер . Данный документ применяется для учета всех наличных средств, зачисляемых в кассу и выдаваемых из нее.

Записи в Книгу вносятся на основании данных первичной документации, а именно ПКО и РКО. После оформления каждого кассового ордера в кассовую книгу вносится надлежащая запись.

При внесении записей кассиру надлежит проверить указанные в документах и Книге суммы. При соответствии сумм по завершении рабочего дня кассир просчитывает остаток, являющийся итогом всех проведенных за день операций.

Всякий лист кассовой книги заверяется кассиром. Вести кассовую книгу можно как вручную, так и в электронном формате.

При обычном ручном заполнении листы нумеруются еще до начала использования журнала. Обязательно журнал прошнуровывается и заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя. При наличии проставляется печать организации.

При электронном способе ведения кассовой книги важно принять меры, предотвращающие несанкционированный доступ к записям. Электронная книга заверяется электронными подписями ответственных лиц.

Распечатывается информация в сроки, установленные руководством. Распечатанные листы электронной книги собираются в отдельную папку. Они могут понадобиться при проведении внешней .

Другие документы

Среди прочих первичных учетных документов по оформлению кассовых операций по важности можно особо отметить следующие:

Книга учета средств	Предназначается для документирования кассовых операций, осуществляемых между главным кассиром и остальными кассирами организации в течение дня. Потребность в таком документе возникает лишь для крупных предприятий
Расчетно-платежная ведомость	Документ учитывает выработанное время, начисления, выплаты и удержания сотрудникам организации. Составляется документ в единственном экземпляре бухгалтером на основании первичной документации по учету выработки, отработанного времени и пр. В ведомости указываются подлежащие к выдаче суммы, а также вычеты и удержания. В последней графе документа содержатся сведения об общей сумме выплат, на которую составляется РКО
	В этом документе ведется учет выдачи работникам зарплаты и иных выплат. Оформление идентично оформлению расчетно-платежной ведомости

Общие требования к заполнению

Первичные учетные документы, которыми оформляются кассовые операции, заполняются с учетом одинаковых требований.

Основными являются следующие:

• записи ведутся с применением средств, гарантирующих сохранность записей. К таковым относится применение чернил, ручки, химического карандаша, машинных носителей. Применять для записей простой карандаш нельзя;
• должны указываться обязательные реквизиты, записи должны быть разборчивыми;
• пустыми графы оставлять нельзя, следует ставить прочерк;
• суммы указываются прописью и цифрами;
• документы заверяются подписями ответственных лиц с расшифровкой подписей;
• недопустимо наличие помарок и исправлений;
• хранить первичные документы следует не менее пяти лет.

Оптимизация первичного учета

Процесс оформления кассовой документации может быть оптимизирован. Для этого требуется уделить внимание моментам, повышающим результативность бухгалтерской работы:

• организация рационального документооборота;
• усовершенствование хозяйственных процессов;
• автоматизация учетных процессов;
• мотивация для персонала.

При правильной организации системы документооборота можно избежать дублирования документов, а значит сокращения времени на составление и обработку документации.

Для этого стоит определить, на каком этапе целесообразно создавать и передавать первичные документы в другие подразделения. Бухгалтерский персонал можно разделить на группы «по интересам».

Одни сотрудники будут заниматься непосредственно подготовкой, составлением и сверкой первичной документации. Другие займутся составлением бухгалтерских проводок, руководствуясь уже проверенной документацией.

Автоматизация учетных процессов сведет к минимуму роль «человеческого фактора», что практически исключит вероятность ошибок.

При этом сокращается время на осуществление обработки документов, поскольку автоматизированная система сама просчитает и выведет все нужные суммы.

Согласно Указания ЦБ РФ № 3210-У с 1 июня 2014 г. вводится новый учет кассовых операций для соблюдения кассовой дисциплины и правильного учета денежных средств в кассе, устанавливаются новые правила ведения кассовых операций 2019 .

Также, как и ранее, в Положении ЦБ РФ № 373-П, необходимо будет устанавливать и рассчитать лимит остатка кассы, делать специальный расчет лимита. В новом порядке ведения кассовых операций предусмотрены старые бланки приходного и расходного кассового ордера 2019 (КО-1 форма по ОКУД 0310001 ПКО - приходник и КО-2 форма по ОКУД 0310002 РКО-расходник), бланк и образец заполнения которых можно скачать бесплатно.

Все юридические лица, кроме ИП, обязаны вести кассовую книгу и оформлять кассовые документы. Для неприменение лимита остатка наличных средств - единственное «упрощение» порядка ведения кассовых операций. В остальном они должны полностью соблюдать все правила, установленные для юридических лиц.

Дается подробное описание ведения кассовой книги в 2019 году, образец заполнения, а также есть возможность бесплатно скачать бланк кассовой книги.

Формы кассовых документов остались прежними. Правда, как хотели ранее, часть реквизитов, такие как корреспондирующие счета (субсчета) , из бланков не убрали. Необходимо будет издать новый приказ на лимит кассы, потому что в старом ссылались на старое Положение ЦБР. Индивидуальным предпринимателям больше не придется вести кассовую книгу и соблюдать лимит остатка наличных, а также выписывать кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера).

В данной статье даются разъяснения про кассовые операции 2019. Описано ведение и заполнение кассовой книги. Дан расчет остатка, образец и возможность скачать бланк лимита кассы и приказ для его установления. Приведены бланки приходного и расходного кассового ордера.

Получатели бюджетных средств при ведении кассовых операций руководствуются настоящим Указанием, если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим порядок ведения кассовых операций получателями бюджетных средств.

2. Для ведения операций по приему наличных денег, включающих их пересчет, выдаче наличных денег (далее - кассовые операции) юридическое лицо распорядительным документом устанавливает максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в месте для проведения кассовых операций, определенном руководителем юридического лица (далее - касса), после выведения в кассовой книге 0310004 суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня (далее - лимит остатка наличных денег).

Юридическое лицо самостоятельно определяет лимит остатка наличных денег в соответствии с приложением к настоящему Указанию, исходя из характера его деятельности с учетом объемов поступлений или объемов выдач наличных денег.

Платежный агент, осуществляющий деятельность в соответствии с Федеральным законом от 3 июня 2009 года № 103-ФЗ "О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами" (далее - платежный агент), банковский платежный агент (субагент), осуществляющий деятельность в соответствии с Федеральным законом от 27 июня 2011 года № 161-ФЗ «О национальной платежной системе» (далее - банковский платежный агент (субагент), при определении лимита остатка наличных денег не учитывают наличные деньги, принятые при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента).

Подразделению юридического лица, по месту нахождения которого оборудуется обособленное рабочее место (рабочие места) (далее - обособленное подразделение), сдающему наличные деньги на банковский счет, открытый юридическому лицу в банке, лимит остатка наличных денег устанавливается в порядке, предусмотренном настоящим Указанием для юридического лица.

Юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, сдающие наличные деньги в кассу юридического лица, с учетом лимитов остатка наличных денег, установленных этим обособленным подразделениям.

Экземпляр распорядительного документа об установлении обособленному подразделению лимита остатка наличных денег направляется юридическим лицом обособленному подразделению в порядке, установленном юридическим лицом.

Примечание : Существует образец лимита кассы 2019, где приведен подробный расчет остатка кассовой наличности. Данный руководителя или распоряжением ИП.

Юридическое лицо хранит на банковских счетах в банках наличные деньги сверх установленного в соответствии с абзацами вторым - пятым настоящего пункта лимита остатка наличных денег, являющиеся свободными денежными средствами.

Накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера (далее - другие выплаты), включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций.

В других случаях накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается.

Индивидуальные предприниматели, субъекты малого предпринимательства лимит остатка наличных денег могут не устанавливать.

Примечание : Лимит кассы ИП и малое предприятие может не устанавливать. Т.е. хранить любое количество денег в кассе.

к меню

3. Уполномоченный представитель юридического лица сдает наличные деньги в банк, в котором юридическому лицу открыт банковский счет, или в организацию, входящую в систему Банка России, осуществляющую перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, операции по приему, пересчету, сортировке, формированию и упаковке наличных денег клиентов банка (далее – организация, входящая в систему Банка России), для зачисления их сумм на банковский счет юридического лица.

Уполномоченный представитель обособленного подразделения может в , сдавать наличные деньги в кассу юридического лица, или в банк, в котором юридическому лицу открыт банковский счет, или в организацию, входящую в систему Банка России, для зачисления их сумм на банковский счет юридического лица.

4. Кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом (далее - руководитель) из числа своих работников (далее - кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись.

При наличии у юридического лица, индивидуального предпринимателя нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира (далее - старший кассир).

Кассовые операции могут проводиться руководителем.

Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель могут вести кассовые операции с применением программно-технических комплексов.

Программно-технические комплексы, конструкция которых предусматривает прием банкнот, должны иметь функцию распознавания не менее четырех машиночитаемых защитных признаков банкнот Банка России, перечень которых установлен нормативным актом Банка России.

4.1. Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами 0310001, расходными кассовыми ордерами 0310002 (далее - кассовые документы).

Кассовые документы могут оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абзацем двадцать седьмым статьи 1.1 Федерального закона от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа".

Платежный агент, банковский платежный агент (субагент) на наличные деньги, принятые при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), оформляет отдельный приходный кассовый ордер 0310001.

Индивидуальными предпринимателями , ведущими в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовые документы могут не оформляться .

4.2. Кассовые документы оформляются:

• главным бухгалтером;
• бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (далее – бухгалтер);
• руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

4.3. Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), а также кассиром.

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.

4.4. Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции (далее - печать (штамп), а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, при оформлении кассовых документов на бумажном носителе.

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.

4.5. При наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств 0310005 с указанием сумм передаваемых наличных денег. Записи в книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств 0310005 осуществляются в момент передачи наличных денег и подтверждаются подписями старшего кассира, кассира.

к меню

4.6. Поступающие в кассу наличные деньги, за исключением наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), и выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге.

Платежный агент, банковский платежный агент (субагент) для учета наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), ведет отдельную кассовую книгу.

Записи в кассовой книге 0310004 осуществляются по каждому приходному кассовому ордеру 0310001, расходному кассовому ордеру 0310002, оформленному соответственно на полученные, выданные наличные деньги (полное оприходование в кассу наличных денег).

В конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге 0310004, и заверяет записи в кассовой книге 0310004 подписью.

Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не осуществляются.

5.1. При получении приходного кассового ордера 0310001 кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - наличие подписи руководителя) и при оформлении приходного кассового ордера 0310001 на бумажном носителе - ее соответствие образцу, за исключением случая, предусмотренного в абзаце втором подпункта 4.4 пункта 4 настоящего Указания, проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере 0310001.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом.

Наличные деньги принимаются кассиром таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира.

После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых наличных денег.

При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере 0310001, кассир подписывает приходный кассовый ордер 0310001, проставляет на квитанции к приходному кассовому ордеру 0310001, выдаваемой вносителю наличных денег, оттиск печати (штампа) и выдает ему указанную квитанцию к приходному кассовому ордеру 0310001. При оформлении приходного кассового ордера 0310001 в электронном виде квитанция к приходному кассовому ордеру 0310001 может направляться вносителю наличных денег по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты.

При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере 0310001, кассир предлагает вносителю наличных денег довнести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег. Если вноситель наличных денег отказался довнести недостающую сумму наличных денег, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег. Приходный кассовый ордер 0310001 кассир перечеркивает (в случае оформления приходного кассового ордера 0310001 в электронном виде - проставляет отметку о необходимости переоформления приходного кассового ордера 0310001) и передает (направляет) главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) для переоформления приходного кассового ордера 0310001 на фактически вносимую сумму наличных денег.

к меню

5.2. Утратил силу. - Указание Банка России от 19.06.2017 N 4416-У.

5.3. Прием в кассу юридического лица наличных денег, сдаваемых обособленным подразделением, осуществляется в порядке, установленном юридическим лицом, по приходному кассовому ордеру 0310001. Приходник.

6. Выдача наличных денег проводится по .

Выдача наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам проводится по расходным кассовым ордерам 0310002, расчетно-платежным ведомостям 0301009, платежным ведомостям 0301011.

6.1. При получении расходного кассового ордера 0310002 (расчетно-платежной ведомости 0301009, платежной ведомости 0301011) кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - наличие подписи руководителя) и при оформлении указанных документов на бумажном носителе - ее соответствие образцу, за исключением случая, предусмотренного в абзаце втором подпункта 4.4 пункта 4 настоящего Указания, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью. При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру 0310002 кассир проверяет также наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном кассовом ордере 0310002.

Кассир выдает наличные деньги после проведения идентификации получателя наличных денег по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность в соответствии с требованиями законодательства РФ (далее – документ, удостоверяющий личность), либо по предъявленным получателем наличных денег доверенности и документу, удостоверяющему личность. Выдача наличных денег осуществляется кассиром непосредственно получателю наличных денег, указанному в расходном кассовом ордере (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости) или в доверенности.

При выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере, фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, указанным в доверенности; соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица, данных документа, удостоверяющего личность, данным предъявленного доверенным лицом документа, удостоверяющего личность. В расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает надпись «по доверенности». Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости).

В случае выдачи наличных денег по , оформленной на несколько выплат или на получение наличных денег у разных юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, делаются ее копии, которые заверяются в порядке, установленном юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем. Заверенная копия доверенности прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости). Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости).

к меню

6.2. При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру 0310002 кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер 0310002 получателю наличных денег для проставления подписи. В случае оформления расходного кассового ордера 0310002 в электронном виде получателем наличных денег может проставляться электронная подпись.

Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель наличных денег мог наблюдать за его действиями, и выдает получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расходном кассовом ордере.

Кассир не принимает от получателя наличных денег претензии по сумме наличных денег, если получатель наличных денег не сверил в расходном кассовом ордере соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью, и не пересчитал под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги.

После выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подписывает его.

6.3. Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно распорядительному документу юридического лица, индивидуального предпринимателя либо письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

6.4. Выдача из кассы юридического лица обособленному подразделению наличных денег, необходимых для проведения кассовых операций, осуществляется в порядке, установленном юридическим лицом, по расходному кассовому ордеру 0310002. (расходнику)

к меню

6.5. Предназначенная для выплат заработной платы, стипендий и других выплат сумма наличных денег устанавливается согласно расчетно- платежной ведомости (платежной ведомости). Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в расчетно- платежной ведомости (платежной ведомости). Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты).

Выдача наличных денег работнику проводится в порядке, предусмотренном в абзацах первом – третьем подпункта 6.2 настоящего пункта, с проставлением работником подписи в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).

В последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат, кассир в расчетно- платежной ведомости (платежной ведомости) проставляет оттиск печати (штампа) или делает надпись «не выдано» напротив фамилий и инициалов работников, которым не проведена выдача наличных денег, подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму невыданных наличных денег, сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости), проставляет свою подпись на расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) и передает ее для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю).

На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно- платежной ведомости (платежной ведомости) оформляется расходный кассовый ордер.

7. Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем.

8. Настоящее Указание подлежит официальному опубликованию в "Вестнике Банка России" и в соответствии с решением Совета директоров Банка России (протокол заседания Совета директоров Банка России от 28 февраля 2014 года № 5) вступает в силу с 1 июня 2014 года, за исключением абзаца пятого пункта 4.

8.2. Со дня вступления в силу настоящего Указания признать утратившим силу Положение Банка России от 12 октября 2011 года № «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ», зарегистрированное Министерством юстиции РФ 24 ноября 2011 года № 22394 («Вестник Банка России» от 30 ноября 2011 года № 66).

Председатель
Центрального Банка
РФ Э.С. Набиуллина

Примечание : - показана правомерность осуществления налоговыми органами проверок по соблюдению организациями и ИП порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, расчетов наличными деньгами с другими организациями.

к меню

Бесплатно вести кассовую книгу в электронном виде

Если превышен лимит кассы к концу дня?

Действующий порядок хранения наличных в кассе не всегда удобен, кроме предприятий малого бизнеса, где лимита кассы нет. Зачастую в кассе накапливается денег больше, чем позволяет закон. Штрафы за сверхлимитную наличность весьма внушительны. Они составляют от 40 000 до 50 000 руб.

Можно обойти ограничение по лимиту денежных средств в кассе, если выдать излишек в подотчет. Это позволит избежать штрафа в 50 000 руб. за нарушение порядка работы с наличными (ст. 15.1 КоАП
Указание ЦБ России 3073-У устанавливает лимит расчета наличными и правила осуществления и оплату наличных расчетов между юридическими лицами в рублях и иностранной валюте.

КАССА - ВОПРОСЫ, ОТВЕТЫ, СИТУАЦИИ

Кассовыми документами являются бумаги, которые составляются в связи с перемещением денежных средств юрлица либо индивидуального предпринимателя. Их бланки утверждены Госкомстатом. Рассмотрим далее, какие кассовые документы могут использовать предприятия.

Ордера

Они выступают как первичные кассовые документы. Ордера могут быть приходными или расходными. Первые применяются при поступлении наличности. Выписывается в одном экземпляре сотрудником бухгалтерии и подписывается гл. бухгалтером либо должностным лицом, уполномоченным на это. В случае отсутствия ответственных служащих, завизировать первичные кассовые документы может руководитель юрлица или непосредственно сам индивидуальный предприниматель. Квитанция к приходному ордеру должна быть подписана уполномоченными лицами (бухгалтером и кассиром), заверена штампом (печатью). Кроме этого, она проходит регистрацию в соответствующем журнале. Квитанция предоставляется субъекту, который сдал деньги. Непосредственно сам приходный ордер остается в кассе. Расходная бумага заполняется при выдаче наличности. Необходимо сказать, что документы кассовые составляются в случае использования предприятием как традиционных способов обработки информации, так и средств ВТ. Расходный ордер, как и приходный, выписывается в 1 экземпляре. Он также должен быть завизирован уполномоченными лицами и пройти регистрацию в соответствующем журнале.

Заполнение

Как оформить кассовые документы, указанные выше? Заполнение осуществляется следующим образом:

1. В строке "Основание" именуется
2. В графе "В том числе" проставляется сумма НДС. Ее записывают цифрами. Если услуги, товары или работа не облагается налогом, то в строке указывают "без НДС".
3. В строке "Приложение" должны быть перечислены сопровождающие и прочие бумаги, с указанием дат их составления и номеров.
4. В графе "Кредит, код подразделения" проставляется соответствующее обозначение структурного отдела, на который приходуются средства.

Регистрация

Документы кассовые должны учитываться в специальном журнале. В нем регистрируются как приходные/расходные ордера, так и бумаги, их заменяющие. К последним, например, относят платежные ведомости, заявления на выдачу средств, счета и прочие. При этом следует учесть, что расходные ордера, которые оформлены на расчетно-платежных ведомостях по зарплате и прочим, приравненным к ней суммам, должны регистрироваться после выдачи платежей.

Кассовая книга

Она используется для учета выдачи и поступления наличности. Книга нумеруется, прошнуровывается и заверяется печатью, которая ставится на последней странице. Здесь же делается запись, указывающая на количество листов. На последней странице должны стоять подписи гл. бухгалтера и руководителя предприятия. Каждый лист книги разделяется на 2 равные части. Одна (с горизонтальной линовкой) должна быть заполнена как первый, другая - как второй экземпляр. Последняя оформляется с оборотной и лицевой стороны с использованием копирки. Оба экземпляра нумеруются одним числом. Первые остаются в книге, а вторые - отрывные. Последние выступают как отчетные кассовые документы. До конца всех операций за текущий день они не отрываются. Записи начинают на лицевой стороне первого экземпляра после графы "Остаток на начало дня". Перед заполнением лист необходимо согнуть вдоль линии отрыва. Отрезная часть при этом подкладывается под ту, которая остается в книге. Для внесения сведений после "Переноса", отрывная сторона накладывается на лицевую сторону второго экземпляра. Записи продолжают по горизонтальной линовке обратной стороны неотрывной части.

Дополнительные документы

Кассовые операции могут регистрироваться различными бумагами. В качестве одной из них, например, выступает авансовый отчет. Он используется для учета средств, которые выдаются подотчетным лицам для совершения административно-хозяйственных расходов. Как составляются такие документы? Кассовые операции такого типа учитываются непосредственно подотчетным лицом, а также работником бухгалтерии. Авансовые отчеты составляются на бумажном либо машинном носителе. Оформление кассовых документов осуществляется строго в соответствии с правилами. Каждый бланк заполняется в одном экземпляре. На обратной его стороне подотчетное лицо указывает перечень бумаг, которыми подтверждаются произведенные траты. К ним, например, относят командировочное удостоверение, транспортные накладные, и пр. Здесь же субъект указывает суммы расходов. Бумаги, которые прилагаются к отчету, должны быть пронумерованы в порядке их перечисления. Проверка кассовых документов осуществляется работниками бухгалтерии. Сотрудники, в частности, проводят ревизию целевого расходования средств, полноту предоставленных оправдательных бумаг, правильность их заполнения и расчета сумм. На оборотной части указываются затраты, которые приняты к учету, счета, в дебет которых они записываются.

Важные нюансы

Реквизиты, которые относятся к инвалюте (стр. 1а на лицевой части и графы 6 и 8 на обратной стороне), необходимо заполнять только в том случае, когда подотчетное лицо получает средства не в рублях. Авансовый отчет после проверки должен быть утвержден руководителем предприятия либо уполномоченным им лицом. Только после этого он принимается к учету. Если аванс был использован не полностью, подотчетное лицо сдает остаток обратно в кассу. При этом заполняется приходный ордер. В соответствии со сведениями утвержденного отчета осуществляется списание средств.

Расчетно-платежные ведомости

Оформление кассовых документов осуществляется при расчетах и выплате зарплаты работникам предприятия. Бухгалтерия составляет соответствующую ведомость в 1 экземпляре. Начисление оплаты труда производится согласно информации, присутствующей в первичной документации по учету отработанного фактически времени, выработки и пр. В строках "Начислено" указываются суммы в соответствии с видами оплат из ФОТ. Здесь же проставляются другие доходы (материальные и социальные блага), предоставленные сотруднику, погашенные за счет прибыли предприятия и подлежащих включению в облагаемую базу. Вместе с этим осуществляется расчет удержаний из зарплаты и устанавливается сумма к выдаче на руки работнику. На титульной странице ведомости проставляется общая сумма, которая подлежит выплате сотрудникам. Руководитель предприятия должен подписать разрешение на выдачу зарплаты. В случае его отсутствия данный документ выдается уполномоченным работником. В конце ведомости проставляются суммы депонированной и выданной зарплаты. По истечении периода, установленного для выплаты средств работникам, напротив фамилий не получивших денег сотрудников в графе 23 ставится пометка "Депонировано". По выданной сумме составляется расходный ордер. Его номер и дата заполнения должны быть указаны в расчетно-платежной ведомости на последнем листе.

Справка-отчет

В этот документ вносятся показания счетчиков ККМ и выручки за смену (раб. день). Справка-отчет заполняется в 1 экземпляре ежедневно. Кассир-операционист должен подписать его и сдать главному должностному лицу (руководителю предприятия). При этом заполняется приходный ордер. В небольших компаниях деньги сдаются непосредственно инкассаторам. При передаче наличности заполняются соответствующие кассовые документы банка. Выручка за смену (раб. день) устанавливается в соответствии показателями суммирующих счетчиков на начало и завершение дня. При этом вычитаются возвращенные клиентам суммы по неиспользованным чекам. Установленная выручка подтверждается заведующими отделами. В оприходовании средств в отчете расписывается а также руководитель предприятия. Справка-отчет выступает в качестве основания для составления сводных "Сведений по показаниям счетчиков ККМ и выручке компании".

Журнал операциониста

Этот документ необходим для учета расхода и прихода наличности по каждой ККМ предприятия. Журнал также выступает в качестве контрольно-регистрационного отчета показаний счетчиков. Этот документ прошнуровывается, нумеруется и скрепляется подписями гл. бухгалтера, руководителя компании, а также Журнал также заверяется печатью предприятия. Все записи вносятся операционистом каждый день. Порядок оформления кассовых документов не допускает подчисток и помарок в журнале. Все внесенные исправления должны быть согласованы и заверены подписями уполномоченных лиц. В случае совпадения показаний они заносятся в журнал за текущую смену на начало работы. Эти данные должны быть заверены подписями дежурного администратора и кассира. В строке 15 указывают суммы, которые вписаны по возвращенным клиентами чекам. Информация для этого берется из соответствующего акта. В этой же графе указывают число напечатанных в течение смены нулевых чеков. По окончании рабочего дня операционист формирует итоговый отчет за смену и с ним сдает полученную выручку. При этом составляется приходный ордер. После того как показания счетчиков будут сняты, проверена фактическая сумма поступлений, соответствующая запись делается в журнале. Она подтверждается подписями руководителя (дежурного администратора), старшего кассира и операциониста. В случае выявления расхождений между суммами, указанными на контрольной ленте и объемом выручки, выявляется причина образовавшейся разницы. Обнаруженные излишки либо недостача записывается в соответствующие строки журнала.

Данные о показаниях счетчиков ККМ и выручке

Они используются для формирования сводного отчета за текущую смену. Эти данные выступают в качестве приложения к справке операциониста, составляемой ежедневно. Сведения о показаниях и выручке формируются в одном экземпляре. Вместе с расходными и приходными ордерами, справками-отчетами операционистов они передаются в бухгалтерию предприятия до следующей смены. В образец кассовых документов, в соответствии с показаниями счетчиков, на начало и завершение рабочего дня по каждой ККМ включается расчет выручки. При этом, в числе прочего, указывается ее распределение по отделам. Последнее должно быть подтверждено подписями заведующих. В конце заполненной таблицы выводятся результаты по показаниям счетчиков всех ККМ, а также суммируется выручка предприятия с распределением средств по отделам. В соответствии с актами, указывается общий объем денег, который был выдан клиентам по возвращенным ими чекам. На эту сумму уменьшается общая выручка компании. Сведения должны быть подписаны старшим кассиром и руководителем предприятия.

При оформлении кассовых документов необходимо придерживаться порядка, установленного законодательными и прочими нормативными актами. Кроме этого, существует несколько достаточно простых правил, соблюдение которых позволит избежать неточностей при заполнении бумаг:

Дополнительные правила

Хранение кассовых документов, в соответствии с действующим законодательством, осуществляется в течение 5 л. Исчисление этого срока начинается от 1 января того года, который идет за периодом завершения делопроизводства. Это правило считается общим. Для расчетно-платежных ведомостей установлен специальный порядок. Если у сотрудников отсутствуют лицевые счета, указанные бумаги содержатся на предприятии в течение 75 лет. По окончании этого срока всю документацию допускается передать в архив либо уничтожить, если по ней отсутствуют судебные дела, разногласия или споры. При работе с бумагами необходимо выполнять следующие правила:

1. Формирование документов в сшив должно осуществляться за каждый день не позже следующего рабочего либо первого выходного дня.
2. Перед передачей бумаг в архив должна быть сделана их опись.
3. Контроль производится или кассовым работником, или непосредственным руководителем предприятия.
4. В процессе создания сшива бумаги собираются по возрастанию номеров л/счетов (вначале по дебету, потом - по кредиту).

Ответственность за сохранность кассовых документов возлагается на руководителя предприятия. В случае несоблюдения указанных выше правил к нарушителю может быть применено административное наказание в виде денежного взыскания. Размер штрафа устанавливается в соответствии с нормами законодательства.

Заключение

Ведение кассовой документации считается достаточно ответственной работой. К заполнению бумаг необходимо подходить со всей ответственностью. Кассовые документы используются при обобщении различных данных, составления отчетностей, учета. В этой связи ошибки, допущенные на начальных стадиях фиксирования операций, могут привести к серьезным искажениям в итоговых бумагах. Сотрудник, который назначается на должность ответственного за оформление кассовых документов, должен обладать соответствующими знаниями и опытом. Необходимо помнить, что все бумаги, которые заполняет операционист, просматриваются старшими должностными лицами и утверждаются руководителем компании. Особое внимание необходимо уделять регистрации документов. Записи в журналах и книгах должны совершаться в установленные сроки в соответствии с правилами. Поскольку кассовые документы используются при составлении отчетов, все исправления в них осуществляются строго в определенном порядке. При несоблюдении установленных правил бумаги теряют свою силу, а сведения в них не могут использоваться компанией в дальнейшей управленческой работе.

Из кассы, а также ответственность за сохранность денежных средств производит специально назначенное материально-ответственное лицо - кассир. При поступлении на работу кассир дает письменное обязательство , по которому принимает на себя всю ответственность за сохранность денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе.

2. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

3. Администрация предприятия обязана создать необходимые условия для нормальной работы кассира:

• должно быть выделено отдельное (изолированное) помещение;
• все ценности должны храниться в сейфе;
• в помещение кассы должна быть подведена сигнализация;
• окна зарешечены;
• по окончании рабочего дня сейф и входная дверь должны быть пломбированы (опечатаны), вход посторонним лицам в помещение кассы воспрещен.

4. В кассе запрещается хранить ценности, не принадлежащие данной организации.

5. В кассе разрешается хранить минимальный запас денежных средств для оплаты неотложных нужд. Для этого банком по согласованию с руководством организации устанавливается лимит наличных денег в кассе. Размер лимита зависит от величины выручки . Превышение лимита допускается только в дни выдачи заработной платы , пенсий, пособий в течение 3 дней, включая день поступления денег из банка.

6. Организация должна соблюдать предельную сумму налично-денежных расчетов между юридическими лицами , а также юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем в рамках одного договора . Такая сумма составляет 100 000 руб.

7. Прием наличных денег при осуществлении продажи продукции, товаров за наличный расчет и/или с использованием платежных карт производится с обязательным применением контрольно-кассовой техники (ККТ).

Основными первичными документами по движению денежных средств в кассе являются кассовые ордера.

Прием наличных денег в кассу оформляется Приходным кассовым ордером (ф. № КО-1). Подписывается главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным. Приходный кассовый ордер состоит из двух частей:

• ордер;
• квитанция к ордеру.

Вторая часть приходного кассового ордера - квитанция является его отрывной частью и служит оправдательным документом лица, внесшего наличные деньги в кассу. Поэтому квитанция также должна быть подписана главным бухгалтером, заверена печатью (штампом). Квитанция выдается на руки лицу, сдавшему деньги для подтверждения.

Выдача наличных денег из кассы оформляется Расходным кассовым ордером (форма № КО-2). Подписывается главным бухгалтером и руководителем организации.

При выдаче денег кассир должен потребовать предъявить паспорт или другой документ. Удостоверяющий личность получателя денег. Данные паспорта заносятся в расходный кассовый ордер и получатель должен сделать отметку (сумма, дата, подпись) в приеме денежных средств.

После получения или выдачи денег по кассовым ордерам их подписывает кассир, а приложенные к ордерам документы погашают штампом или подписью «Получено» или «Оплачено».

Приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. № КО-3).

Для учета денежных средств , выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу, а также возврата этих средств и кассовых документов по произведенным операциям ведется Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. № КО-5). Эту книгу ведет старший кассир.

Заработная плата, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии работникам выдаются по расчетно-платежным либо платежным ведомостям.

Сдача денег из кассы в банк производится по Объявлению на взнос наличными. Документ состоит из трех частей:

• объявление;
• квитанция;
• ордер.

Для получения денег с расчетного счета банк на основании специального заявления организации выдает Чековую книжку. Каждый лист чековой книжки состоит из двух частей:

• собственно чек ;
• корешок чека.

Заполняются они одновременно в организации от руки, указывается основание - на какие цели. Корешок чека остается в чековой книжке организации, являясь подтверждением использования чека на определенную сумму. Заполненный чек передается получателем (кассиром) наличных работнику операционного отдела банка, который вырезает контрольную марку и передает ее клиенту . Клиент предъявляет марку кассиру банка и получает наличные.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в Кассовую книгу (ф. № КО-4), которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя организации и главного бухгалтера.

Каждый лист Кассовой книги, состоящий из двух частей, сгибается с вложением внутрь листа копировальной бумаги и заполняется шариковой ручкой. Одна часть листа (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр и в дальнейшем остается и кассе. Вторая часть листа (без горизонтальной линовки) вместе с приложенным к ней оправдательными документами передается в бухгалтерию в качестве Отчета кассира под расписку бухгалтера в первом экземпляре с указанием количества приходных и расходных документов. Оба экземпляра нумеруются одинаковыми номерами.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня». В конце дня подсчитываются итоги за день по приходу и расходу и исчисляется остаток на конец рабочего дня с указанием «в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии».

Для учета наличия денежных средств в кассе в плане счетов предназначен счет 50 «Касса» - активный

Начальное сальдо (по дебету) - наличие денежных средств на начало отчетного периода.

Дебетовый оборот - поступление денежных средств в кассу.

Кредитовый оборот - выбытие денежных средств из кассы.

Конечное сальдо (по дебету) - остаток денежных средств на конец отчетного периода.

Субсчета: 50-1 «Касса организации»; 50-2 «Операционная касса»; 50-3 «Денежные документы».

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитывают денежные средства в кассе.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т. п. Этот субсчет открывается организациями при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы. Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Один-два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам.

Основные корреспонденции по счету 50 «Касса»

Содержание операций	Дебет	Кредит
Денежные средства, снятые с расчетного счета, оприходованы в кассу	50	51
Иностранная валюта , снятая с валютного счета, оприходована в кассу	50	52
Поступили в кассу денежные средства, числившиеся в пути	50	57
Поставщик вернул в кассу излишне уплаченные ему денежные суммы; поставщик вернул в кассу аванс под предстоящую поставку материальных ценностей (работ, услуг)	50	60
Поступили денежные средства в кассу в погашение дебиторской задолженности за проданную им продукцию (работы, услуги), основные средства и прочие активы; покупатель вносит в кассу аванс за предстоящую поставку продукции (работ, услуг)	50	62,76
Поступили в кассу денежные средства, полученные в качестве кредита, займа	50	66,67
Возврат в кассу неизрасходованных подотчетных сумм	50	71
Денежные средства, ранее предоставленные сотруднику в виде займа, возвращены в кассу	50	73-1
Денежные средства, полученные от сотрудника в возмещение материального ущерба, оприходованы в кассу	50	73-2
Внесены денежные средства в кассу наличными в качестве вклада в